Saiba como emitir Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

Atualmente, é cada vez menos comum o registro de informações em papel. Isso porque com o surgimento da tecnologia, os processos automatizados e eletrônicos ganharam espaço no mundo dos negócios devido à praticidade e otimização do trabalho que eles possibilitam. 

Sendo assim, muitos dos empreendimentos hoje em dia dão preferência para métodos que contam com a ajuda da tecnologia para aprimorar os trabalhos. Isso não é diferente para a emissão de notas fiscais. 

A maioria das empresas tem a obrigatoriedade de realizar o registro de toda compra e venda de produtos e serviços. Essa documentação é feita por meio da nota fiscal, que antes era feita manualmente. Porém, com as inovações tecnológicas, foi substituída pela Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), ou seja, um documento emitido eletronicamente. 

Apesar de ser muito presente no cotidiano das empresas, muitos empreendedores ainda possuem dúvidas sobre como emitir nota fiscal eletrônica. Porém, essa tarefa não é tão difícil como parece. Isso porque as NF-e são mais fáceis de fazer do que as notas feitas à mão, além de terem menos probabilidade de erros. 

Por isso, é muito importante compreender os diferentes tipos de nota e como preenchê-las adequadamente, visando a facilitação dos processos de uma empresa. Isso porque a falta desse conhecimento pode contribuir para o atraso nas operações e processos, além de erros de registro, etc. 

Portanto, se você deseja saber como emitir a nota fiscal eletrônica e no que se atentar a respeito desse documento, continue lendo esse artigo!

O que é a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)?

Em outubro de 2005, a partir do Ajuste SINIEF 07/05, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) foi implementada na legislação do Brasil. Conforme a definição oficial, a NF-e é um “documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar uma operação de circulação de mercadorias ou prestação de serviços, ocorrida entre as partes.”

Em resumo, a nota fiscal eletrônica é um documento que as empresas emitem para registrar qualquer tipo de compra ou venda de produtos e serviços. Além disso, a NF-e tem como função o recolhimento de impostos provenientes dessas operações comerciais — como o ICMS e o ISS, no caso de empresas que não são do Simples Nacional. 

Toda empresa tem a obrigação de emitir a nota fiscal eletrônica para comprovar seu faturamento. Isso porque é por meio dela que o Fisco recolhe os tributos devidos. Porém, no caso de Microempreendedor Individual (MEI), a emissão da NF-e só é necessária quando a negociação foi feita com outras pessoas jurídicas ou no caso do consumidor solicitar. 

A criação da nota fiscal eletrônica beneficiou tanto os órgãos fiscalizadores — como a Receita Federal — quanto as empresas e os consumidores. Alguns dos benefícios são:

• Redução de custos e de burocracia;
• Facilita o cumprimento das obrigações tributárias;
• Fortalecimento do controle e da fiscalização;
• Diminuição de documentos físicos;
• Aumento da arrecadação de impostos;
• Diminuição da sonegação de impostos;
• Rapidez no acesso às informações empresariais e tributárias;
• Diminuição nos erros dos registros de negociações;
• Possibilidade de cruzar informações eletronicamente.

No caso dos empreendedores, a emissão da nota fiscal eletrônica torna o controle das operações financeiras mais fácil, além de ser a comprovação da regularidade da empresa em situações de fiscalização. 

Já para os consumidores, a NF-e serve como comprovação de compra em casos de necessidade de troca, devolução ou garantias. Além disso, também atua como forma de prestar contas à Receita Federal. 

É importante ressaltar que emitir a nota fiscal eletrônica é extremamente importante. Isso porque caso ela não seja emitida, as empresas podem ter problemas com o Fisco, além da possibilidade de responderem por sonegação fiscal. Ademais, muitas instituições só aceitam fornecedores que emitem NF-e, o que pode ocasionar na perda de oportunidades de negócio no caso de não emissão. 

Quais os tipos de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)?

Para entender mais sobre como emitir nota fiscal eletrônica, é muito importante conhecer seus diferentes tipos. Esse conhecimento colabora para que as empresas saibam exatamente qual modelo utilizar no cotidiano das operações.

Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e)

Sendo um dos modelos mais comuns, a nota fiscal de produtos ou de venda é utilizada para registrar a venda e a compra de mercadorias — com incidência de ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços). Além disso, operações de importação, exportação, retorno, devolução e remessa também são incluídas nessa NF-e. 

Esse tipo de nota fiscal é comumente usado em negócios de varejo, atacado, e-commerce, etc. Além disso, ela vem acompanhada do DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal), que é uma representação gráfica, impressa e simplificada da nota fiscal. 

Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)

Esse tipo de nota fiscal é emitida para registrar toda e qualquer prestação de serviços, ou seja, que tenha incidência do ISS (Imposto sobre Serviços). Nesse caso, é preciso ter uma Inscrição Municipal na prefeitura. 

Geralmente, esse modelo é utilizado por empresas desenvolvedoras de softwares, agências de marketing, etc. 

Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e)

Esse modelo de nota foi criado para substituir o cupom fiscal — entregue ao consumidor no momento da compra. Portanto, é geralmente utilizado por varejos e em vendas diretas ao cliente final, como padarias, supermercados, lojas de roupas, etc. 

Além disso, a NFC-e também possui o DANFE, porém, nesse caso, ele é menor e contém apenas as informações mais relevantes da venda e do emitente. Esse tipo de nota tem a função de comprovar a compra do consumidor, assim como os valores pagos, para um melhor controle fiscal.

Conhecimento de Transporte Eletrônica (CTe)

Essa nota é emitida toda vez que ocorrer a contratação de serviços de transporte de carga. Eles podem ser rodoviários, ferroviários, aéreos, etc. Nesse caso, a CTe identifica e documenta o que está sendo transportado, o destinatário e o remetente. A CTe é obrigatória para a fiscalização do transporte e para a liberação da carga. 

Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônica (MDFe)

Essa nota é basicamente igual ao CTe, ou seja, utilizada para fiscalizar, registrar e identificar todos os serviços de transporte. Entretanto, diferentemente do CTe, sua emissão é obrigatória quando a transportação for de um estado a outro, ou seja, for interestadual. Sendo assim, o MDFe engloba todos os CTe e seus dados em um único documento fiscal.

Como emitir uma Nota Fiscal Eletrônica (NFe)?

Após compreender os diversos tipos e definir qual o seu negócio deve utilizar, é preciso aprender como emitir uma nota fiscal eletrônica. Apesar de parecer difícil, principalmente para os empreendedores que acabaram de abrir uma empresa, o processo é bem simples. 

Porém, para fazer a emissão, existem alguns procedimentos que devem ser realizados antes. 

Ter um certificado digital

O certificado digital é basicamente uma assinatura para pessoas jurídicas que valida as notas fiscais eletrônicas. Sendo assim, ele permite que transações online sejam feitas com garantia de segurança e autenticidade. 

Para conseguir esse certificado, é preciso adquiri-lo em uma Autoridade Certificadora, que seja credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP) — como o Serasa Experian, a Receita Federal e a Caixa Econômica Federal. No caso, existem dois tipos de certificado digital:

• A1: arquivo digital de rápida instalação e pode ser utilizado por vários dispositivos simultaneamente, além de ser válido até um ano;
• A3: é um dispositivo físico (pen drive, token, cartão) que precisa de um instalador, tem acesso único e é válido até cinco anos.

Após adquirir o certificado, é necessário conferir e validar as informações em uma Autoridade de Registro. 

Estar credenciado no departamento financeiro estadual e/ou municipal

Para poder emitir uma nota fiscal eletrônica, é fundamental que a empresa tenha um registro no órgão governamental responsável pelas operações financeiras. Isso significa que as empresas precisam estar credenciadas no departamento financeiro da cidade ou do estado. 

No caso, o credenciamento varia conforme o tipo de nota fiscal eletrônica que a empresa pretender emitir. Portanto:

• Nota Fiscal de Serviço (NFS-e): é necessário estar credenciado na Secretaria Municipal de Finanças ou Fazenda de onde a empresa está cadastrada;
• Nota Fiscal de Produto (NF-e) e Nota Fiscal do Consumidor (NFC-e): é preciso estar registrado na Secretaria Estadual da Fazenda da região onde a empresa está cadastrada. 

Escolher o emissor da nota fiscal eletrônica

Após obter a autorização e validação do órgão responsável, é preciso escolher a plataforma que irá emitir a nota fiscal eletrônica. Nesse momento, as empresas podem optar por duas opções:

• Emitir pelo sistema disponibilizado gratuitamente pelo governo da cidade: é preciso ter cadastro no Sefaz. No caso de NF de Produto, a emissão pode ser feita pelo Sebrae;
• Emitir por sistemas pagos: se diferenciam dos gratuitos por fornecerem possibilidades como suporte técnico, facilidade de preenchimento de dados, treinamento para utilização e até mesmo integração com a contabilidade.

Começar a emitir nota fiscal eletrônica

Com todos os passos anteriores feitos, já é possível começar a emitir notas fiscais eletrônicas. Para isso, é importante lembrar de sempre conferir os dados no sistema utilizado, visando evitar qualquer tipo de erro. 

Alguns campos que são obrigatórios para preenchimento, como:

• Emitente: dados do emissor da nota (CNPJ, nome, razão social, endereço da matriz e/ou filiais, inscrição estadual e código da cidade em que foi gerado o ICMS;
• Destinatário: dados de quem recebe a nota (CNPJ ou CPF, nome ou razão social, endereço e inscrição estadual — no caso do cliente ser uma pessoa jurídica.);
• Dados na nota fiscal: série, modelo, número de registro, data da emissão, valor, data da entrada ou saída do produto;
• ICMS/ISS: valor do frete, valor do seguro, alíquota, substituição, IPI, PIS e Cofins;
• Descrição dos produtos ou serviços vendidos (quantidade, valor, unidade comercial, etc);
• Forma de pagamento;
• Transporte: dados do transportador, placa do veículo, quantidade e peso da mercadoria transportada e modalidade do frete;
• Fonte de impressão da DANFE e outros dados complementares, caso necessário.

Esse conteúdo te ajudou a compreender melhor como emitir nota fiscal eletrônica, quais os tipos e a importância dessa prática para a sua empresa? Esperamos que sim!

Para mais conteúdos informativos como esse, não deixe de acessar o nosso blog!