Chave de acesso de uma nota fiscal (NF-e): saiba como obter a sua

Você sabe como é o processo para obter a chave de acesso de uma nota fiscal (NF-e)? O assunto ainda é considerado complexo para alguns gestores, que se deparam com vários questionamentos.

Em primeiro lugar, devemos compreender do que se trata uma NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), que tem se tornado cada vez mais comum no dia a dia de milhares de empresas no Brasil.

Com a implementação da tecnologia na rotina das empresas, muitas soluções substituíram métodos tradicionais. Foi o que aconteceu com a emissão de notas fiscais.

Deste modo, a chegada da NF-e proporcionou para as empresas uma maior segurança na realização de transações comerciais. Isso sem considerar uma maior praticidade e agilidade na escrituração fiscal.

No entanto, ainda é possível encontrar empresas com dificuldades no momento de lidar com a utilização da NF-e, principalmente sobre a obtenção da sua chave de acesso.

Sendo assim, que tal compreender melhor tudo o que você precisa saber sobre este assunto? Acompanhe o nosso artigo e descubra como obter a sua chave de acesso para implementar a NF-e no dia a dia da sua empresa. Confira!

Por que entender a Portaria RFB 849/2020?

Você pode estar estranhando o porquê estamos relacionando a obtenção de uma chave de acesso com a Portaria RFB 849/2020. No entanto, você verá que ambos os assuntos se relacionam.

Em primeiro lugar, é importante compreender que essa Portaria revogou o acesso aos dados e informações relacionados à NF-e. O que isso quer dizer?

Isso significa que agora é proibido consultar os dados de uma NF-e e fazer o download do XML sem o certificado digital. Isso tanto pelo próprio Portal da NF-e como também por meio do serviço do SERPRO.

Sendo assim, a fim de fazer o download, consulta e emissão do XML de documentos eletrônicos, será imprescindível fazer uso da certificação digital.

Agora, que tal compreender como obter e funciona a chave de acesso? Continue acompanhando e descubra!

O que é a chave de acesso de uma NF-e?

Toda empresa que utiliza, durante a sua rotina, uma NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) deve compreender do que se trata a chave de acesso. Afinal de contas, estamos falando de uma espécie de RG para identificar uma nota fiscal.

Desse modo, ela se apresenta como uma sequência numérica composta por 44 posições e que diferencia uma NF-e das demais.

Sendo assim, a chave de acesso se encontra no arquivo XML de uma nota e também chamamos de Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE). Ela é composta por alguns dados, como:

• CNPJ do emissor;
• Código da UF;
• Mês e ano da emissão da NF-e;
• Número da série referente à NF-e;
• O modelo da NF-e;
• A forma de emissão;
• Número da NF-e;
• Dígito verificador da chave de acesso;
• Código numérico referente à chave de acesso.

Desta maneira, é por meio da chave de acesso que uma empresa é autorizada a obter o XML da sua NF-e. Estamos falando de uma versão digital de uma nota fiscal, sendo que ela apresenta validade jurídica e precisa ser armazenada.

No entanto, as principais dúvidas se encontram no processo para obtenção da chave de acesso de uma nota fiscal. Descubra a seguir!

Como é o processo para obter a chave de acesso?

Existem alguns passos fundamentais para que uma empresa possa obter a chave de acesso de uma Nota Fiscal. O que acha de compreender quais são?

1. Faça uma solicitação ao fornecedor

A partir do momento que uma empresa adquirir um bem ou uma mercadoria, cabe ao fornecedor encaminhar o DANFE. Caso isso não aconteça, deve-se entrar em contato com ele, a fim de obter este documento.

Deste modo, uma vez com o DANFE em mãos e com a utilização do certificado digital, será possível acessar o Portal Nacional da NF-e e fazer a consulta e o download do XML. Assim, uma empresa pode fazer o armazenamento do arquivo e se livrar de punições.

2. Faça uma consulta no Portal da Sefaz do Estado

O segundo passo para as empresas é fazer o download das suas notas fiscais eletrônicas por meio do portal disponibilizado pela Secretaria da Fazenda do Estado.

3. Arquivo SPED Fiscal

Um outro passo indispensável é utilizar o arquivo SPED, no qual se torna possível conferir a chave de acesso dos documentos.

No entanto, e se o responsável pelo processo perder o arquivo do SPED Fiscal? A boa notícia é que é possível recuperá-lo por meio do programa ReceitanetBX.

Sendo assim, com o arquivo em mãos, será possível acessar todas as chaves eletrônicas, fazendo assim o download do XML no Portal Nacional da NF-e.

4. Sistema de gestão

O último passo referente à chave de acesso é por meio de um sistema de gestão para os seus documentos eletrônicos. Fato que promove um processo mais rápido e seguro para as empresas.

Afinal de contas, agora as empresas podem buscar todos os seus documentos de maneira mais ágil e com maior respaldo do sistema.

O que você achou do nosso conteúdo sobre a chave de acesso? Caso tenha alguma dúvida, compartilhe conosco no campo destinado para os comentários.