Gestão documental: como fazer e qual a importância para sua empresa?

Toda empresa de contabilidade precisa manusear um grande número de documentos. Além disso, à medida que a organização cresce, a quantidade de informações aumenta. Por isso, é extremamente importante investir na gestão documental, com objetivo de evitar problemas futuros. 

Além disso, a gestão de documentos contribui para que documentos com informações importantes sejam armazenados adequadamente. Isso é determinante para a qualidade e efetividade na concretização de tarefas. Afinal, com informações bem organizadas, os funcionários passam menos tempo procurando o que precisam e podem se dedicar a outras tarefas mais importantes. 

A era tecnológica também trouxe diversas modificações no setor contábil, principalmente com o surgimento de novas ferramentas digitais — como os softwares de contabilidade. Isso fez com que os processos internos fossem automatizados e, consequentemente, levassem ao aumento da produtividade. 

Deseja entender o que é gestão documental, o porquê ela é importante e como aplicar na sua empresa? Continue lendo esse artigo!

O que é gestão documental? 

A gestão documental é um conjunto de processos que visa garantir a organização, o armazenamento e o manuseio correto dos documentos de uma empresa. Esse método é responsável por gerenciar os processos de criação, conservação, utilização e localização desses arquivos. 

Sendo assim, esse método tem como objetivo a organização de todos os documentos que uma empresa possui. Isso é feito para garantir um bom funcionamento interno da organização, facilidade em encontrar informações, evitar a perda de arquivos, etc. Dessa forma, inúmeros benefícios podem ser obtidos, como a otimização do trabalho e a segurança dos dados. 

Portanto, para obter essas vantagens, é necessário que todos os processos dessa gestão sejam bem definidos. Além disso, investir em ferramentas digitais que acompanham a modernização do setor contábil podem otimizar esse gerenciamento e manter a competitividade da empresa no mercado. 

Qual a importância da gestão documental para uma empresa?

É inegável que um dos fatores que podem determinar o sucesso de uma empresa é a capacidade de organização interna. Isso porque um ambiente de trabalho organizado influencia diretamente na eficiência dos colaboradores — que é determinante na obtenção de resultados e alcance de metas. A gestão de documentos permite a manutenção dessa organização, o que beneficia a organização como um todo. 

Além disso, investir nesse método em uma empresa de contabilidade é importante por diversos outros motivos que afetam diretamente na produtividade, na lucratividade e na credibilidade.

Redução de custos

A gestão documental — principalmente quando feita por meio de ferramentas digitais — é capaz de diminuir a burocracia das empresas de contabilidade. Isso porque ela promove a automatização de processos que antes eram feitos manualmente. Dessa forma, os colaboradores são capazes de produzir mais em menos tempo, o que influencia diretamente na redução de custos. 

Além disso, uma empresa desorganizada tende a gerar cursos extras devido à necessidade de refazer processos que não foram realizados corretamente. Ao investir nessa gestão tecnológica, as instituições também se beneficiar financeiramente em:

• Menos gastos com equipamentos e materiais para impressão;
• Menor probabilidade de ocorrência de erros operacionais;
• Redução na perda de documentos e, consequentemente, na necessidade de refazê-los.

Proteção das informações e segurança jurídica

Assim como em outras áreas, as empresas de contabilidade possuem diversos documentos com informações sigilosas de clientes e da própria organização. Sendo assim, eles precisam ser protegidos de forma eficiente e com máxima segurança. 

A tecnologia utilizada na gestão documental garante a proteção máxima de todos os documentos, além de organizá-los de forma que sejam de fácil acesso quando necessário. Esse gerenciamento de arquivos também evita perdas, vazamento e interceptação de informações. 

Arquivos de controle de ponto e comprovante de pagamento dos funcionários também estão incluídos no acervo documental das empresas. Esses registros são armazenados e organizados, estando disponíveis para consulta quando solicitados — como nos casos de ações trabalhistas. Essa é uma forma de proteger a organização de processos jurídicos, além de ser a garantia de que ela opera de acordo com as leis. 

Fácil acesso ao histórico empresarial

Com a organização dos documentos, arquivos mais antigos de uma empresa podem ser acessados facilmente. Esses documentos podem incluir:

• Avaliações de desempenho;
• Análise de resultados de projetos anteriores;
• Planos de ação.

Ao permitir o fácil acesso a esses registros, a gestão documental permite que um gestor tenha um panorama de todas as ações que já foram implementadas na organização. Dessa forma, é possível traçar estratégias mais eficientes e assertivas com base em resultados anteriores, sendo eles positivos ou negativos. 

Agilidade nos processos e menos burocracia

A organização de documentos influencia diretamente na agilidade dos processos internos de uma empresa. Isso porque, ao serem catalogados de forma padronizada e com visibilidade, esses arquivos podem ser acessados mais facilmente. Sendo assim, os colaboradores levam menos tempo para buscar as informações que precisam para entregar determinadas demandas. 

Com a diminuição do tempo de busca por um documento, os funcionários conseguem otimizar o tempo. Isso permite que eles realizem um maior número de tarefas durante o dia, sem que isso prejudique a qualidade do serviço. Dessa forma, há o aumento da produtividade e, consequentemente, da lucratividade da empresa. 

Além disso, a gestão documental avalia o nível de importância de cada documento para a empresa e define o que pode ser digitalizado ou eliminado. Assim, tudo aquilo que já perdeu a validade ou está duplicado pode ser excluído, liberando espaço de armazenamento — tanto físico quanto online. Isso contribui para a redução da burocracia, simplificando alguns processos internos. 

Como fazer uma gestão documental eficiente?

Após entender a importância, é necessário compreender como aplicar de forma eficiente em uma empresa. 

Organizar os documentos físicos

Apesar do avanço tecnológico e da maioria dos arquivos serem digitalizados, alguns documentos físicos ainda são necessários. Por isso, é importante separar um espaço que será utilizado exclusivamente para armazenar esses registros. Por exemplo: uma sala com prateleiras devidamente identificadas e organizadas. 

Além disso, é preciso identificar todos os documentos que a empresa possui e separá-los em categorias que podem ser definidas conforme a necessidade da organização. Isso facilita a busca e o manuseio desses arquivos, além de manter o ambiente de trabalho mais organizado. 

Investir em ferramentas tecnológicas

Em um mundo cada vez mais moderno, é necessário que as empresas adaptem seus serviços para acompanhar o mercado. Sendo assim, investir na tecnologia é muito importante para conseguir organizar uma grande quantidade de arquivos e otimizar o tempo de trabalho. 

Um bom exemplo de ferramenta é a Gestão Eletrônica de Documentos (GED), que é um software que possibilita reunir, processar, armazenar, compartilhar e fazer backup de documentos de uma empresa em um único local. Também é possível separar os arquivos por categorias, o que facilita o acesso e diminui o tempo de busca. Esse programa também permite:

• Uniformização de processos: tornando-os mais compreensíveis para os funcionários;
• Backups automáticos: menor chance de perder dados importantes;
• Fluxo mais seguro de informações;
• Armazenamento em nuvem: espaço ilimitado com acesso remoto de qualquer dispositivo.

Manter um padrão organizacional 

É muito importante definir um padrão organizacional para o armazenamento de documentos. Isso porque, além de facilitar a busca, a padronização torna o processo de organização mais fácil e faz com que ele seja utilizado em outros âmbitos na empresa. 

Na gestão documental, o padrão pode ser definido pela organização dos documentos em categorias, por exemplo:



• Data;
• Assunto;
• Ordem alfabética;
• Validade.

Esse padrão organizacional também influencia na criação de uma política de uso e armazenamento. Sendo assim, são estabelecidos protocolos que devem ser seguidos no manuseio, no arquivamento e no compartilhamento de documentos, além de quais medidas devem ser tomadas no caso de mau uso desses dados. 

Após a leitura, foi possível entender a importância da gestão documental e como aplicar de forma eficiente na sua empresa? 

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