Descubra agora o que é e como fazer a folha de pagamento de forma eficiente

Administrar uma empresa vai muito além de apenas pensar em estratégias para conquistar clientes, aumentar as vendas e obter sucesso. Mais do que isso, a parte operacional da gestão também é essencial para garantir o funcionamento de um negócio. 

No âmbito operacional de uma empresa, existem diversas obrigações que precisam ser cumpridas. Isso inclui a garantia dos direitos dos trabalhadores, que são assegurados pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Portanto, antes de pensar em estratégias para melhorar os resultados, é preciso que as organizações se mantenham em dia com a lei. 

Entre essas obrigações está a preparação da folha de pagamento de todos os funcionários. Esse documento — que também é chamado de holerite — contém todas as informações referentes à remuneração dos trabalhadores pela função que exercem. Ele precisa ser elaborado mensalmente pelo Departamento Pessoal da empresa e entre a cada colaborador. 

Muitas pessoas pensam que, para preparar esse documento, apenas os dados contidos no controle de ponto são suficientes. Porém, existem muitos outros processos e variáveis — além das leis — que precisam ser levados em consideração na elaboração da folha de pagamento. 

Além disso, por ser bem abrangente e englobar vários aspectos e detalhes, a elaboração desse documento ainda gera muitas dúvidas. Portanto, é preciso adquirir conhecimento a fim de produzi-lo adequadamente e conforme a legislação trabalhista. 

Se você quer entender mais sobre a folha de pagamento, como fazer e o que é necessário conter nela, não deixe de ler esse conteúdo!

O que é a folha de pagamento?

A folha de pagamento é um documento que contém todos os valores devidos aos funcionários e prestadores de serviço de uma empresa. Sendo assim, é um registro com funções operacionais, fiscais e contábeis.

Conforme o Art. 225 do Decreto n.º 3048/99, todas as empresas têm a obrigação de elaborar a folha de pagamento e disponibilizá-las para os colaboradores. Esse documento é feito para contabilizar o salário bruto — sem descontos — e líquido — o valor a ser recebido pelo profissional conforme a atividade exercida por ele. 

A folha de pagamento é elaborada todo mês e entregue aos colaboradores como um recibo sobre tudo que foi feito por ele naquele período. Além disso, é importante ressaltar que a preparação desse documento é muito importante para o Departamento Pessoal e a empresa na totalidade, visto que consolida todas as informações dos funcionários e, claro, cumpre com as leis. 

Qual a importância da folha de pagamento?

A elaboração da folha de pagamento é uma via de mão dupla. Isso significa que tanto o empregador quanto o empregado se beneficiam dela. Portanto, para cada um deles, esse documento possui sua devida importância. 

Para os funcionários

Como dito anteriormente, a folha de pagamento contém todas as informações sobre os valores que os funcionários devem receber. Portanto, a importância desse documento se dá pelo fato de que ele possibilita que os colaboradores controlem o que recebem, avaliando a veracidade dos valores dos descontos.

Além disso, para os trabalhadores, a folha de pagamento pode servir para comprovar:

• Renda para aquisição de imóveis;
• Renda para abertura de crédito em estabelecimentos comerciais;
• Contribuição feita ao INSS na solicitação da aposentadoria.

Para as empresas

No caso das empresas, a folha de pagamento é extremamente importante para o controle financeiro, visto que conseguem acompanhar todos os valores investidos em funcionários. Além disso, a elaboração desse documento permite que as organizações operem conforme a legislação. 

Isso porque, ao elaborar a folha de pagamento adequadamente, os empregadores se protegem de processos trabalhistas. Ademais, é possível comprovar o recolhimento de tributos e todos os pagamentos feitos aos trabalhadores. 

O que deve conter na folha de pagamento?

Antes de tudo, é muito importante ressaltar que, para elaborar a folha de pagamento, não existe um modelo oficial a ser seguido. Portanto, cada empresa deve dar preferência para adotar os critérios que as atenda melhor.

Porém, existem algumas informações e dados que precisam estar nesse documento. São elas: 

• Dados do segurado: trabalhador avulso, empregado, autônomo, empresário e outras pessoas sem vínculo empregatício;
• Cargo, função e/ou serviços prestados;
• Descontos efetuados;
• Valor líquido a ser pago;
• Parcelas integrantes da remuneração;
• Parcelas não integrantes da remuneração.

Como fazer a folha de pagamento?

Como dito anteriormente, não tem uma receita pronta para a elaboração da folha de pagamento. Porém, antes de saber como fazer esse documento, é preciso conhecer alguns itens básicos que também devem ser incluídos nele. 

Classificação dos colaboradores

Antes de tudo, é preciso classificar as ocupações dos colaboradores, ou seja, suas funções na empresa. Esse é o primeiro — e talvez um dos mais importantes — dado que deve estar na folha de pagamento. Isso porque é a partir dessa categorização que as convenções que regulam os cálculos da folha são definidas, por exemplo. 

Análise das horas trabalhadas

Logo depois, é preciso registrar todos os dados que dizem respeito à jornada de trabalho dos funcionários. Isso inclui os atrasos, horas extras, faltas sem justificativas, adicionais noturnos, afastamentos, etc. Com essas informações, é possível calcular de maneira adequada todos os descontos, acréscimos e reajustes salariais. 

Registro dos impostos e encargos

É nesse momento que os descontos referentes ao IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte) e ao INSS são dispostos na folha de pagamento. Para calcular esses valores, é necessário se basear no que está determinado na Tabela da Previdência Social e no manual do IRRF. 

É importante lembrar que ambas as tabelas são baseadas no salário recebido pelo colaborador, ou seja, pela sua ocupação. Além disso, esse registro é essencial, visto que é por meio dele que os direitos de aposentadoria dos funcionários e a regularização com a Receita Federal são garantidos. 

Cálculo do FGTS

Antes de tudo, é importante ressaltar que o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) não é descontado na folha de pagamento. Entretanto, os valores precisam constar no documento para que o trabalhador tenha o controle. Isso por essa contribuição ser responsável por resguardar o funcionário no caso de afastamento por doença, demissão sem justa causa, etc. 

Além disso, o pagamento do FGTS é feito compulsoriamente pelas empresas até o dia 7 de cada mês, por uma conta na Caixa Econômica Federal. O recolhimento é referente ao salário bruto do mês anterior, com uma porcentagem de 8% sobre esse valor. 

Aplicação dos outros descontos legais

Além dos anteriores, para que a folha de pagamento seja feita de maneira correta, também é necessário aplicar outros descontos. Esses se referem aos benefícios dos colaboradores e devem ser descontados no documento, conforme o que consta na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). São eles:

• Vale-refeição: não é obrigatório; pode ser de no máximo 20% do valor total do salário que consta no contrato de trabalho;
• Vale-transporte: é obrigatório e deve ser de até 6% do salário básico (sem gratificações e/ou adicionais);
• Plano de saúde e/ou odontológico;
• Convênios;
• Adiantamento de salário. 

É importante lembrar que as taxas de cada um desses descontos pode sofrer variações de acordo com o salário de cada funcionário. 

Como pode ser feita a divisão da folha de pagamento?

Para elaborar a folha de pagamento, é preciso compreender que ela pode ser dividida em duas partes: a de proventos e a de descontos. Cada uma delas engloba itens que precisam constar no documento entre aos funcionários. Desse modo, para ter a folha bem organizada e de fácil compreensão, o ideal é seguir essa divisão. 

Proventos

A parte dos proventos inclui tudo que é adicionado ao salário do colaborador, ou seja, os créditos. Eles devem ser lançados de maneira separada para facilitar o entendimento por parte dos funcionários e evitar o salário complessivo — que é o pagamento realizado sem a discriminação dos valores exigida pela Justiça do Trabalho.

Salário

Como de conhecimento geral, é o valor pago ao colaborador em troca do trabalho que ele exerce. O salário pode ser pago mensal, semanal, quinzenal ou diariamente, variando conforme estabelecido no contrato de trabalho. Porém, é obrigatório que ele siga o valor do salário mínimo estipulado na lei. 

Além disso, é importante lembrar que gorjetas, comissões e gratificações devem ser somadas ao salário. 

Horas extras 

As horas extras se referem a todo tempo que o colaborador trabalhou além da carga horária estabelecida em contrato ou na legislação. É importante ressaltar que elas fazem parte da gestão de pontos e, conforme o Artigo 59 do Decreto Lei n.º 5.452, esse tempo excedido não deve passar de 2 horas diárias. 

Além disso, a lei determina que o valor das horas extras pago ao colaborador deve ser de no mínimo 50% a mais que a hora normal. Isso significa que o pagamento do tempo excedido será: valor da hora dentro da jornada de trabalho somada a 50% do valor dessa mesma hora. 

Remuneração variável

Também conhecida como bonificação, a remuneração variável é geralmente relacionada ao desempenho profissional do colaborador, da equipe ou da empresa em sua totalidade. Isso significa que o valor é condicionado aos resultados de um certo período. 

Nesse caso, para medir o desempenho e estabelecer os valores das bonificações, é recomendado contar com a ajuda de indicadores de performance (KPIs), ou até mesmo outros meios contábeis de análise.

Adicional noturno

Para todo colaborador que trabalha no período das 22 horas até às 5 horas da manhã do dia seguinte, é pago o adicional noturno. Nesse caso, o valor desse acréscimo deve ser de, no mínimo, 20% do valor da hora trabalhada. 

Sendo assim, o cálculo é: valor da hora trabalhada X 20% + valor da hora trabalhada.

Adicional de insalubridade

Todo empregado que realiza atividades que os exponham a agentes nocivos à saúde, seja de curto ou longo prazo — como indústrias com fortes ruídos, frio, umidade, agentes químicos, etc. — recebem o adicional de insalubridade. Nesse caso, existem três graus que possuem porcentagens variadas:

• Grau mínimo de insalubridade: adicional de 10%;
• Grau médio de insalubridade: adicional de 20%;
• Grau máximo de insalubridade: adicional de 40%.

Além disso, no adicional de insalubridade, o cálculo não é feito com base no salário mínimo, mas, sim, na categoria a qual o colaborador está inserido. 

Adicional de periculosidade

O adicional de periculosidade é concedido ao colaborador que realiza atividades altamente perigosas. Isto é, o empregado tem sua vida colocada em risco ao exercer suas funções laborais, como o manuseio de explosivos, energia elétrica em condições de alto risco, produtos inflamáveis, etc. 

Nessas situações, o adicional é de 30% sobre o salário efetivo do trabalhador. Além disso, caso o colaborador seja contratado em empresas nas quais o serviço é tanto insalubre quanto perigoso, ele deve escolher apenas um dos dois adicionais. 

Descontos

A parte dos descontos na folha de pagamento se refere a todos os valores abatidos do salário dos colaboradores. Sendo assim, é tudo aquilo que é descontado do valor recebido que consta no contrato de trabalho. Nesse caso, existem os descontos legais — obrigatórios pela lei — e os que podem ser acordados com o trabalhador, como convênios médicos, etc. 

INSS

O INSS é um imposto obrigatório relacionado à Previdência Social, responsável por garantir o direito à aposentadoria dos trabalhadores. Nesse caso, seu valor incide sobre o total da remuneração do funcionário. Isso significa que inclui o salário, as horas extras, adicionais, décimo terceiro salário, etc. 

Porém, é importante ressaltar que a alíquota desse imposto pode variar de acordo com a faixa salarial da profissão do colaborador.

Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF)

Determinado pelo Governo Federal, o Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF) funciona basicamente como uma antecipação do imposto de renda. É um imposto cobrado de trabalhadores com carteira assinada e seu recolhimento é obrigação das empresas. 

O valor do IRRF é baseado no salário bruto que o colaborador recebe por mês. Porém, o seu cálculo depende de outros fatores como os dependentes do funcionário, plano de saúde, pensão alimentícia, etc. 

Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS)

Regulado pela Lei n.º 8.036/90, o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) é uma contribuição mensal e obrigatória de ser realizada pelo empregador. Essa contribuição tem como principal objetivo resguardar os funcionários no caso de demissões, situações de doenças e até mesmo catástrofes naturais.

O valor do FGTS corresponde a uma porcentagem de 8% da quantia do salário do colaborador. Desse modo, ele deve ser depositado mensalmente — até o dia 7 — na conta do funcionário na Caixa Econômica Federal.

É importante ressaltar que o trabalhador só pode movimentar a conta na qual foi depositado o FGTS no caso de encerramento de contrato. 

Contribuição sindical

Também é um desconto obrigatório pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), mesmo em casos nos quais o funcionário não é filiado a um sindicato. Essa contribuição é recolhida uma vez por ano e seu valor corresponde ao de um dia de trabalho. 

Adiantamento

Em casos nos quais os funcionários têm adiantamento de salário, esse desconto precisa constar na folha de pagamento. Porém, só são permitidos adiantamentos que são de no máximo 50% do valor do salário. 

Faltas e atrasos

As faltas não justificadas pelo colaborador são descontadas do salário que ele recebe. Sendo assim, o cálculo deve ser feito subtraindo o valor da diária de serviço — de acordo com a quantidade de dias faltados no mês — da quantia total recebida. Nesse caso, é importante lembrar que os dias de falta não são usados para deduzir o cálculo de IRRF, INSS e FGTS. 

No caso de atrasos, a empresa deve calcular o valor de cada minuto de trabalho e multiplicar pela quantidade de minutos que o empregado atrasou. 

Vale-transporte

Os empregadores são obrigados por lei a pagar esse benefício para os colaboradores. O vale-transporte visa garantir que o trabalhador chegue ao local de trabalho. No caso da folha de pagamento, o valor descontado deve ser de no máximo 6% sobre o salário-base.

Porém, esse desconto tem a possibilidade de ser menor dependendo do preço do transporte utilizado e de políticas empresariais internas. Caso o trabalhador escolha não receber o vale-transporte, nenhum desconto é feito. 

O que é a desoneração da folha de pagamento?

Instituída pela Lei n.º 13.161/15, a desoneração da folha de pagamento tem o objetivo de diminuir a carga tributária das empresas e potencializar a economia do país. Desse modo, a contribuição previdenciária feita pela empresa é substituída por uma contribuição sobre a receita bruta. 

Com a desoneração, o INSS passa a ter duas formas de recolhimento que a empresa pode escolher conforme sua preferência:

• Contribuição sobre a folha de pagamento (convencional): é a contribuição previdenciária patronal na qual a empresa paga 20% sobre o valor das remunerações dos funcionários. O pagamento é feito por meio da Guia da Previdência Social (GPS);
• Contribuição sobre a receita bruta (desoneração): o valor do recolhimento varia de 1% a 4,5% sobre a receita bruta, dependendo do setor. O pagamento é feito por meio de uma DARF. 

Com esse conteúdo foi possível compreender o que é a folha de pagamento e como ela deve ser feita? Esperamos que sim!

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