WhatsApp Business: como funciona e quais são as suas vantagens?

As inovações tecnológicas trouxeram grandes transformações no mundo dos negócios. Isso porque a era digital modificou o comportamento dos consumidores. Desse modo, as empresas precisaram se adaptar a isso para se manterem competitivas no mercado. 

Atualmente, a internet é um dos locais onde as pessoas passam a maior parte do tempo. Levando isso em consideração, as formas tradicionais de se divulgar um produto ou serviço perderam o potencial que tinham antes da era digital. Desse modo, é praticamente impossível pensar no sucesso de uma empresa sem que ela esteja inserida no mundo virtual. 

De acordo com uma pesquisa realizada pela empresa NordVPN para analisar os hábitos cibernéticos, os brasileiros passam aproximadamente mais de 41 anos navegando na internet. Isso é o equivalente a mais da metade do tempo de vida médio da população do Brasil, com a porcentagem de 54%. 

Com esses dados é possível concluir que, independente da atividade exercida por uma empresa, seus potenciais clientes provavelmente estarão presentes na internet. Isso significa que as chances de uma marca ter mais visibilidade e conseguir conquistar mais consumidores são enormes. 

Todas essas transformações fizeram com que as relações comerciais entre empresa e consumidor também se modificassem. Isso porque, com o surgimento de novas plataformas de comunicação — como as redes sociais —, as estratégias de vendas e divulgação de produtos e serviços tiveram que se transformar junto. 

Considerando isso, as empresas que atualmente oferecem uma comunicação rápida, fácil e acessível são bem vistas pelos consumidores. Isso quer dizer que, uma organização que usa as ferramentas disponibilizadas pela internet para manter um relacionamento com seus clientes tende a ter resultados positivos, como o aumento das vendas. 

Uma das ferramentas mais utilizadas para facilitar essa comunicação é o WhatsApp Business. Ele surgiu para que as empresas mantivessem a interação com seus clientes de forma direta, rápida e pessoal, facilitando a troca de informações entre ambas. 

Para entender melhor como funciona o WhatsApp Business e quais as vantagens dele para sua empresa, continue lendo esse artigo! 

O que é e como funciona o WhatsApp Business? 

O WhatsApp Business é uma versão do aplicativo de mensagens instantâneas convencional criada exatamente para atender às necessidades de pequenas empresas. Lançado em 2018, ele possibilita que as organizações criem um perfil empresarial para que todo atendimento ao cliente seja feito por meio dele de forma rápida e automatizada. 

O WhatsApp Business está disponível para download nos sistemas Android e iOS e pode ser utilizado no celular, no navegador da internet e no desktop. Essa versão do aplicativo convencional, como foi feita exatamente para pessoas jurídicas, oferece alguns recursos que podem otimizar e facilitar o trabalho dos empreendedores. 

Além disso, essa versão tem as mesmas funcionalidades que o WhatsApp Messenger, como a troca de mensagens, chamada de voz, envio de vídeos, fotos, arquivos e etc. Porém, o Business se diferencia por possibilitar a melhoria da comunicação com os clientes, automatizando as mensagens e facilitando o contato. 

Quais as ferramentas do WhatsApp Business?

Como dito anteriormente, o WhatsApp Business foi criado para ajudar o trabalho de pequenas empresas. Para isso, ele oferece algumas ferramentas que o diferenciam do aplicativo convencional, permitindo que as organizações melhorem o atendimento ao cliente. 

Desse modo, é importante que as empresas que optarem por esse aplicativo de mensagens conheçam todas as funcionalidades oferecidas. Assim, é possível aproveitar os recursos integralmente e de maneira adequada. 

Perfil comercial

Uma das principais ferramentas do WhatsApp Business é poder criar um perfil empresarial, ou seja, separado do pessoal. Com isso, é possível colocar dados e informações importantes sobre a empresa, como:

• Descrição da atividade exercida pela empresa;
• E-mail para contato;
• Site do negócio;
• Localização;
• Redes sociais.

Essas informações ficam disponíveis para qualquer pessoa que tiver acesso ao perfil. Sendo assim, potenciais clientes tem mais facilidade para saber os dados relevantes sobre o negócio antes de entrar em contato. Isso permite que a conversa seja mais direta, ou seja, mais relacionada com as necessidades do consumidor. 

Além disso, quando colocado o endereço de onde a empresa se localiza no perfil do WhatsApp Business, o cliente pode clicar e ser direcionado para o Google Maps. Sendo assim, no caso de instituições com estabelecimentos físicos, é possível que o consumidor que deseje ir pessoalmente, economize tempo por não precisa digitar ou pesquisar a localização novamente. 

Mensagens automáticas

Uma das vantagens que o WhatsApp Business oferece é a de agilizar o atendimento sem que ele perca a qualidade. Isso é possibilitado pelo recurso de mensagens automáticas. Sendo assim, as empresas podem programar textos que podem ser enviados automaticamente para os clientes em diversas situações, como:

• Mensagens de apresentação ou saudação: quando o cliente contata a empresa pela primeira vez;
• Mensagens de horário de funcionamento: geralmente podem ser programadas para quando a empresa não está em horário comercial;
• Respostas pré-configuradas: confirmação de recebimento de uma mensagem, responder perguntas frequentes, etc.

Essa ferramenta permite que as empresas tenham uma comunicação mais eficaz e rápida com os clientes. Isso porque, com a programação de mensagens automáticas, é possível ter respostas rápidas, visto que não é preciso que o atendente escreva novos textos. 

Catálogo de produtos e serviços

O WhatsApp Business também possibilita que as empresas detalhem todos os produtos e serviços oferecidos por um catálogo. Desse modo, elas podem cadastrar os itens com foto, descrição e até mesmo preço. 

Esse catálogo pode ser acessado pelo perfil comercial do próprio aplicativo. Isso possibilita que, no caso de dúvidas sobre determinado produto ou serviço, o cliente possa esclarecê-las ao ser direcionado para a conversa com a empresa, além de também já poder realizar a compra. 

Hoje em dia, a maioria dos consumidores prefere empresas que facilitem o acesso às informações, ou seja, integrem elas em apenas um lugar. Desse modo, utilizar o recurso de catálogo é fundamental para os clientes não precisem ficar visitando vários sites ou perfis nas redes sociais para conhecer os serviços e produtos de uma empresa. 

Organizar mensagens com etiquetas

Se na conta pessoal já é possível se perder no meio de tantas mensagens, na empresarial isso acontece com muito mais frequência. Isso porque a quantidade de clientes entrando em contato com a empresa pode ser muito grande, dificultando o atendimento. 

Pensando nisso, o WhatsApp Business oferece um recurso de marcar as conversas com etiquetas. Dessa forma, a empresa pode organizar todas as mensagens conforme os critérios que melhor atendem às suas necessidades. Nesse caso, as categorias podem ser focadas na jornada do consumidor, por exemplo:

• Clientes que ainda precisam de respostas;
• Novos clientes;
• Consumidores que ainda precisam realizar o pagamento;
• Compras já finalizadas;
• entre outros.

Com esse recurso, a empresa consegue ter muito mais organização no atendimento ao cliente. Isso permite a melhoria do serviço prestado, mais agilidade para atender às demandas e uma melhor navegação pelo aplicativo.

Geração de link

O recurso de geração de link nada mais é do que a possibilidade de criar uma URL do perfil da empresa no WhatsApp Business. Sendo assim, é possível adicionar esse endereço da web nas redes sociais e em outras plataformas para o cliente ser automaticamente direcionado para a conversa ao clicar nele. 

Utilizar essa ferramenta é essencial para facilitar o contato do consumidor com a empresa. Isso porque, como dito anteriormente, atualmente as pessoas procuram praticidade. Portanto, clicar em um link com direcionamento direto para a conversa de WhatsApp facilita para o cliente não precisar salvar o número de contato, por exemplo. 

Acesso às métricas

Assim como a maioria das redes sociais, o WhatsApp Business possibilita que as empresas analisem as estatísticas. Isso significa que é possível visualizar dados que dizem respeito ao alcance e engajamento na comunicação entre o cliente e a organização. 

Além disso, também é possível ver se os consumidores estão lendo as mensagens, quantas delas foram entregues, etc. Isso é positivo para a empresa poder analisar as estratégias de comunicação que estão sendo feitas, por exemplo. Porém, é importante ressaltar que esse recurso só está disponível no aplicativo pelo celular.

Quais as vantagens do WhatsApp Business para uma empresa de contabilidade?

Os escritórios de contabilidade tem muito a ganhar utilizando o WhatsApp Business. Isso porque o aplicativo oferece diversas ferramentas — como as citadas acima — que podem auxiliar no relacionamento com cliente e na organização das tarefas da empresa contábil.

Maior proximidade com os clientes

A possibilidade de conversar pelo WhatsApp por si só já passa a sensação de uma comunicação mais intimista. Sendo assim, um chat com os clientes por meio do WhatsApp Business permite um atendimento personalizado e mais acessível. 

Desse modo, é possível criar um relacionamento mais próximo com os clientes. Isso porque eles podem ter acesso à conversa a qualquer momento e de qualquer lugar, podendo esclarecer dúvidas sobre determinado serviço, problemas em sistemas contábeis, etc. Com isso, os clientes ficam mais satisfeitos e, consequentemente, podem ser fidelizados.

Separar o pessoal do comercial

Ao abrir uma empresa, um dos pontos mais importantes é separar todas as questões empresariais das pessoais. Nos escritórios de contabilidade isso é ainda mais necessário, visto que eles lidam com informações sigilosas e finanças que, se misturadas com os dados privados, podem gerar alguns problemas. 

Com o WhatsApp Business, é possível separar essas duas partes com a criação de uma conta profissional. Sendo assim, os contadores têm menos chances de misturar conversas profissionais com as pessoais e maior segurança dos dados dos clientes. 

Além disso, ter uma conta apenas para o escritório colabora para que ninguém trabalhe além do horário de expediente. Isso porque, se o número da empresa fosse o mesmo do empreendedor, por exemplo, as chances dele atender clientes fora da carga horária de trabalho é alta. 

Melhora a experiência do cliente

Como dito anteriormente, a praticidade e acessibilidade é uma das coisas que as pessoas mais prezam hoje em dia. Quando uma empresa oferece a possibilidade de ser contatada por meio de um aplicativo que pode ser acessado por qualquer smartphone e em qualquer lugar, ela ganha mais credibilidade dos clientes. 

O WhatsApp Business também permite que as empresas sejam encontradas mais facilmente. Além disso, os clientes se sentem mais valorizados pelo escritório contábil que possui um canal de comunicação de fácil acesso, melhorando a experiência de atendimento.

Fornece maior segurança

Os escritórios de contabilidade lidam com uma grande quantidade de informações sigilosas e importantes. Isso inclui dados tanto da própria empresa quanto o de todos os clientes. Sendo assim, é preciso investir em plataformas que forneçam uma segurança eficiente para a proteção dessas informações. 

No caso do WhatsApp, ele é bastante conhecido por oferecer uma segurança com criptografia. Isso quer dizer que o aplicativo utiliza uma técnica de proteção que garante que só o cliente e a empresa que estão se comunicando compreenda as mensagens contidas na conversa. 

Sendo assim, utilizar o WhatsApp Business é fundamental para garantir uma maior segurança de todos os dados que uma empresa de contabilidade contém. Isso contribui para evitar o vazamento de informações e cria uma relação de confiança com os clientes. 

Esperamos que com esse artigo tenha sido possível compreender o que é, quais as vantagens e como funciona o WhatsApp Business!

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