Contabilidade digital: o que é, como funciona e quais as vantagens?

Lidar com muitos papéis e pilhas de documentos físicos deixou de ser uma realidade para os contadores. Isso porque o setor de contabilidade vem se transformando cada vez mais devido aos avanços tecnológicos. 

Com o digital ganhando espaço no mundo dos negócios, muitos processos — que antes eram feitos manualmente — se tornaram automatizados. Sendo assim, a área contábil precisou se adaptar a essas mudanças, conseguindo, então, otimizar a rotina de trabalho e renunciar aos documentos físicos, por exemplo. 

Independente do segmento ou do porte, todas as empresas precisam de acompanhamento contábil. Isso porque o trabalho do contador é muito importante para a gestão empresarial e para o futuro bem-sucedido da empresa. Desse modo, a modernização dos processos contribui para o sucesso de uma empresa, visto que permite a realização de um serviço melhor e mais rápido.

Muitas pessoas costumavam pensar que as evoluções tecnológicas iriam acabar com a profissão de contador. Porém, essas transformações apenas colaboraram para que esse profissional pudesse realizar um trabalho com melhor desempenho, agilidade e segurança. Isso fez com que ele se tornasse parte importante da estratégia dos negócios. 

Desse modo, é possível concluir que as inovações tecnológicas mudaram muita coisa no universo contábil. Uma dessas mudanças foi o surgimento da contabilidade digital, que atualmente é muito importante para a realização de um trabalho mais rápido, eficiente e seguro. 

Mas o que é a contabilidade digital, como ela funciona e quais as vantagens que ela traz? É isso que abordaremos nesse artigo. Portanto, continue lendo para saber mais!

O que é contabilidade digital?

A contabilidade digital nada mais é do que a utilização da internet e outras ferramentas modernas para aprimorar os serviços contábeis. Sendo assim, é o uso da tecnologia — como softwares — para automatizar e digitalizar processos visando o aumento da eficiência e da agilidade. 

Porém, para compreender integralmente o conceito de contabilidade digital, é preciso saber diferenciá-la da contabilidade online — que pode ser considerada uma evolução da tradicional e realiza os serviços virtualmente, ou seja, elimina papéis, reduz custos e burocracias. Já a digital tem o objetivo de automatizar os processos envolvidos no setor contábil. 

Portanto, a contabilidade digital permite manipular e transmitir dados através das tecnologias comunicacionais e informacionais. Além disso, ela também disponibiliza dados e permite um fácil acesso a eles. 

É importante ressaltar que a contabilidade digital não substitui o trabalho realizado pelos profissionais contábeis. No caso, ela agrega a automatização, análise de dados e inteligência artificial aos serviços prestados pelo contador. Isso permite uma maior precisão na execução das tarefas e, consequentemente, menos erros. 

Como funciona a contabilidade digital?

Como dito anteriormente, a contabilidade digital utiliza a internet e programas de softwares para realizar os serviços. Isso é feito por sistemas como o ERP — também conhecido como planejamento de recursos empresariais —, que permitem administrar o financeiro, estoque, orçamentos, vendas, cotações e compras em um só lugar. 

No caso da contabilidade digital, o que ocorre é uma integração contábil. Isso significa que um sistema é utilizado para integrar o ERP dos clientes e o software usado pelo contador. Com isso, os profissionais contábeis conseguem coletar todas as informações necessárias para realizar o serviço ao cliente por um banco de dados em nuvem, por exemplo.

Esse compartilhamento de dados entre o sistema do escritório contábil e o sistema financeiro ou administrativo dos clientes permite uma melhor conexão entre eles, tornando essa relação mais produtiva. Além disso, esses softwares utilizados também possibilitam: 

• Emissão de relatórios gerenciais;
• Mais organização;
• Controle de dados e tarefas;
• Facilidade na troca de informações e documentos. 

Dessa maneira, a contabilidade digital diminui a probabilidade do contador ter que lidar com dados incorretos ou incompletos. Ademais, os sistemas utilizados nessa prática fornecem uma maior agilidade e segurança, além de permitir que o profissional contábil atue como consultor estratégico nos negócios de uma empresa.

Quais as vantagens da contabilidade digital?

Como visto anteriormente, a contabilidade digital permite automatizar processos contábeis. Consequentemente, isso permite maior agilidade, eficiência e produtividade dentro de uma empresa. Além disso, existem muitos outros benefícios que os sistemas contábeis digitais podem oferecer. 

Otimização de processos

A integração dos sistemas do escritório de contabilidade e do cliente permite o compartilhamento automático de todos os dados importantes. Isso contribui para uma otimização dos processos, visto que o contador tem fácil acesso às informações, resultando em menos tempo esperando o envio por parte do cliente. 

Além disso, os sistemas automatizados permitem uma agilidade nos processos, tanto para o cliente quanto para o contador. Para o primeiro, é possível focar em outras atividades da empresa que não são relacionadas à contabilidade. Já para o segundo, ele consegue otimizar as tarefas e entregar resultados em menos tempo, contribuindo para o crescimento da empresa. 

Ademais, a contabilidade digital permite o ganho de tempo na realização de muitas tarefas, principalmente as cotidianas. Isso porque ele reduz as atividades repetitivas e automatiza outras, tornando todo o trabalho ágil e estratégico.

Redução de custos

A contabilidade digital colabora para que as enormes quantidades de documentos físicos sejam eliminadas praticamente em sua totalidade. Consequentemente, há uma redução na necessidade de estruturas para o armazenamento desses registros. Desse modo, é possível reduzir os custos em materiais para impressão, conservação e até mesmo no envio desses papéis. 

Isso acontece porque esse processo digital contábil permite que todas as informações importantes sejam armazenados em um banco de dados em nuvem. Isso, além de reduzir os custos, possibilita também uma maior praticidade e segurança. 

Redução de erros

A maioria das tarefas contábeis requer muita atenção em sua execução. Isso porque muitas delas são complexas e contém uma grande quantidade de informações para manusear. Isso faz com que a probabilidade de erros ou falhas acontecerem seja grande. 

Porém, a contabilidade digital possibilita a diminuição das chances de erros. Isso porque, com a adoção de um sistema automatizado, digital e integrado, é possível manusear grandes quantidades de dados com facilidade e eficiência. Além disso, os sistemas contábeis digitais também permitem a conferência das informações fornecidas. 

Maior segurança

Com o aumento do uso da internet, muitas pessoas ficam apreensivas quanto ao fornecimento de seus dados pessoais e profissionais. Nesse quesito, a contabilidade digital oferece uma maior segurança para todas as informações sensíveis de uma empresa. 

Isso acontece porque ao utilizar processos digitais, é possível diminuir as chances de perda, extravio e até mesmo roubo de documentos físicos. Além disso, a criação da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) estabelece como os dados pessoais e sensíveis devem ser manuseados, fornecendo uma maior segurança. 

Melhor atendimento ao cliente

As ferramentas de contabilidade digital — por possibilitarem a resolução rápida de inúmeras questões — contribuem para a melhora na qualidade do atendimento aos clientes. Isso porque a utilização de um software permite que um escritório contábil tenha vários canais de comunicação que são de fácil acesso ao cliente. 

Os sistemas digitais também possibilitam uma melhor experiência do cliente, visto que há eficiência e agilidade na resolução de problemas. Sendo assim, o suporte ao cliente de qualidade facilita e amplifica a comunicação entre ambas as partes.

Como aplicar a contabilidade digital?

Atualmente, é muito difícil dar conta de todos os processos contábeis sem a ajuda de softwares de gestão. Por isso, é muito importante que as empresas se adaptem à era da contabilidade digital para conseguirem realizar todas as tarefas e entregar um serviço de qualidade para os clientes. 

Desse modo, algumas estratégias podem ser tomadas em um escritório contábil para iniciar o processo de adaptação aos processos digitais. São algumas delas:

• Utilização de sistemas como ERP para automatizar e facilitar análises contábeis;
• Armazenar, compartilhar e receber documentos em nuvem;
• Ampliação dos canais de atendimento ao cliente, principalmente no meio digital;
• Adotar um sistema de gestão contábil.

Esperamos que esse artigo tenha esclarecido sobre o que é e quais são as vantagens fornecidas pela contabilidade digital! 

Para mais informações e conteúdos como esse, acesse nosso blog e assine a newsletter!