4 ferramentas de gestão para aumentar seus resultados

Realizar o gerenciamento de uma empresa não é uma tarefa fácil. Independente do porte e do faturamento da organização, é preciso ter um planejamento eficiente e organizado para o melhor funcionamento do negócio. 

Existem diversas atribuições para o gestor de uma empresa, como, por exemplo: o gerenciamento das equipes, tomada de decisões, criação de estratégias, monitoramento do crescimento do negócio, etc. Essas funções demandam muita atenção e responsabilidade, visto que o sucesso de uma organização depende delas. 

Porém, cuidar de cada uma dessas tarefas pode ser extremamente estressante. Além disso, alguns processos podem levar mais tempo do que o normal por serem feitos manualmente ou por apenas uma pessoa. Desse modo, é necessário buscar soluções que facilitem a realização dessas tarefas.

Atualmente, com as inovações tecnológicas, é possível contar com a ajuda de mecanismos que tornam a realização de tarefas menos difíceis e exaustivas. Além disso, eles podem auxiliar na tomada de decisões, na implementação de ações corretivas, no monitoramento da empresa e em diversas outras atividades. 

Esses mecanismos também podem ser chamados de ferramentas de gestão. Essas técnicas permitem que as empresas otimizem processos, melhorem a qualidade dos produtos e serviços, tenham mais organização e assertividade na tomada de decisões, e melhorem a produtividade. Isso consegue influenciar positivamente nos resultados de um negócio.

Dessa forma, separamos algumas dicas de ferramentas de gestão que podem contribuir para o aumento da produtividade do seu negócio. Portanto, se você deseja aprimorar o gerenciamento da sua empresa, continue lendo esse artigo!

O que são ferramentas de gestão?

Antes de saber quais são as principais ferramentas de gestão, é preciso entender o que elas são e como elas podem ajudar no gerenciamento de uma empresa. 

As ferramentas de gestão são técnicas que auxiliam uma empresa a fazer o controle, o acompanhamento, o aprimoramento e a mensuração de tudo que acontece na organização. Sendo assim, essas técnicas colaboram para facilitar o trabalho do gestor nas estratégias corporativas. 

Além disso, essas ferramentas conseguem auxiliar na definição de estratégias, na execução dos projetos e no acompanhamento dos processos e resultados. Isso permite um maior controle do negócio, permitindo o acompanhamento da produtividade dos funcionários, da qualidade dos produtos e serviços, etc. Com base nisso, é possível uma maior assertividade na hora de tomar decisões. 

Geralmente, esses métodos de gestão empresarial são metodologias ou softwares que vão ajudar os gestores e todo o time na organização de tarefas e, claro, no gerenciamento de projetos. Além disso, as ferramentas de gestão também possuem outros benefícios:

• Possibilita e facilita a comunicação da equipe;
• Aplicação em qualquer tipo de negócio;
• Podem ser utilizadas durante toda a duração do projeto.

Porém, antes de descobrir quais as ferramentas de gestão disponíveis, é preciso compreender que não existe melhor ou pior. O que deve ser considerado antes de escolher é a necessidade da sua empresa, além do contexto no qual ela se encontra. 

Quais as principais ferramentas de gestão disponíveis?

A seguir, conheça algumas das principais ferramentas de gestão utilizadas pelas empresas. Além disso, também entenda os benefícios que cada uma pode oferecer.

1. Análise SWOT

Também conhecida como matriz SWOT — em português, “Matriz FOFA” — essa ferramenta é uma das mais utilizadas no mundo corporativo. Ela pode ser aplicada para obter informações detalhadas sobre a atual situação de uma empresa, analisando tanto o contexto interno quanto externo. 

As siglas são compostas pelas iniciais de cada palavra que as compõem, sendo:

• S (Strenghts): forças;
• W (Weaknesses): fraquezas;
• O (Opportunities): oportunidades;
• T (Threats): ameaças;

Sendo assim, ao avaliar o ambiente interno, esse método analisa os pontos fortes e fracos. Já quando avalia o ambiente externo, é possível identificar as ameaças e as oportunidades que podem ser aproveitadas pela organização. Geralmente, essa técnica é utilizada quando os gestores desejam melhorar o planejamento estratégico. 

Com uma visão ampla de ambos os ambientes, é possível compreender quais práticas podem ser mantidas e o que deve ser melhorado, ou até mesmo retirado, visando não afetar os resultados. Além disso, a análise SWOT permite investir em práticas de aproveitamento das oportunidades do mercado, além de criar ações corretivas e planos de contingência para conter as ameaças. 

Entre os benefícios da aplicação da matriz SWOT estão um melhor aprimoramento das práticas corporativas e o alcance de melhores resultados — como o aumento de vendas e da produtividade dos funcionários.

2. 5W2H

Essa ferramenta de gestão consiste basicamente na criação de uma checklist de tarefas a serem executadas pela equipe de trabalhadores. A sigla corresponde a 5 letras W e 2 letras H, baseada em sete perguntas — elaboradas em inglês:

• What (o quê)?: o objetivo do projeto ou ação a ser realizada;
• Why (por quê)?: o motivo da realização do projeto ou porque a ação é necessária;
• Where (onde)?: onde será aplicado/realizado o projeto ou cada etapa do plano de ação;
• When (quando)?: qual será o tempo necessário para a execução do projeto ou quando a ação será realizada;
• Who (quem)?: os responsáveis e envolvidos no projeto ou na ação;
• How (como)?: como será feito o projeto ou as ações (passo a passo);
• How much (quanto)?: qual o valor do projeto ou das ações (conforme o planejamento financeiro da empresa, estando sujeito a alterações).

A aplicação dessa ferramenta de gestão é bem simples e versátil, se encaixando em qualquer organização. Ela permite que as empresas tenham uma maior clareza organizacional, além de obter um melhor controle das tarefas que precisam ser cumpridas. Além disso, também é possível a otimização do tempo que está sendo investido em cada uma delas. 

A 5W2H faz com que as ações que precisam ser executadas sejam formalizadas. Isso colabora para que tudo seja planejado detalhadamente, sem riscos de esquecimento ou clareza. Isso permite um maior controle por parte dos gestores nas tarefas a serem executadas, sem muitas dúvidas sobre prazos e responsabilidades de cada um. 

3. Ciclo PDCA

Como sugestão do próprio nome, essa ferramenta de gestão é baseada em ciclos. Seu principal objetivo é a qualificação de todos os processos de uma empresa. Sendo assim, o Ciclo PDCA foca na implementação de mudanças para a correção de erros e manter a constância das melhorias. 

Essa ferramenta é dividida em quatro ciclos, os quais são:

• P (plan): planejar o plano a ser seguido;
• D (do): executar o plano com base nas atribuições e especificações;
• C (check): avaliar os dados dos resultados obtidos, analisando erros e acertos;
• A (action): agir; decidir o que será mantido e o que deve ser melhorado ou revisto.

Essa ferramenta de gestão, por ser realizada em ciclos, pode ser aplicada quantas vezes forem necessárias até que a empresa alcance a qualidade desejada. Geralmente, o Ciclo PDCA é utilizado com foco na redução de custos, organização e treinamentos. 

4. Project Model Canvas (PM Canvas)

Também conhecido como Quadro de Modelo de Negócios ou Business Model Canvas, essa ferramenta de gestão é geralmente utilizada por empresas iniciantes. Porém, organizações que estão há mais tempo no mercado também a usam. 

Essa ferramenta visa elaborar, testar e aprimorar o modelo de negócio. Isso significa que o Canvas fornece uma visão macro de todo o negócio, de forma que colabora para o planejamento e no controle das áreas de uma empresa. Esse mecanismo é composto por 9 elementos, os quais são:

• Relacionamento com clientes: define a criação e a manutenção do relacionamento com os consumidores;
• Segmentos de clientes: define o público-alvo, suas demandas e necessidades;
• Canais: quais os meios utilizados para prospecção de clientes e por onde ele estabelecerá contato com a empresa;
• Fontes de receita: as formas para captação de recursos;
• Proposições de valor: o que torna a organização competitiva no mercado;
• Atividades-chave: atividades diretamente ligadas às proposições de valor;
• Recursos-chave: criação de valor para o consumidor;
• Estrutura de custos: mapa detalhado contendo os gastos da empresa;
• Parcerias: define as parcerias com outras organizações ou pessoas para que o negócio se torne mais competitivo.

A utilização do PM Canvas é bastante colaborativa, podendo ser utilizada em projetos grupais. Isso possibilita que cada membro da equipe atualize a tabela à medida que o projeto avançar, oferecendo um panorama do andamento do mesmo. 

Investir na aplicação dessas ferramentas de gestão é muito importante para todas as empresas, incluindo os escritórios de contabilidade. Isso porque elas vão ajudar na melhoria dos processos internos e na organização, e na otimização da produtividade. Sendo assim, as chances de alavancar um negócio e garantir bons resultados aumenta.

Conseguiu compreender como as ferramentas de gestão podem ajudar a sua empresa? Então, que tal aplicá-las? 

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