Gestão de escritório contábil: como fazer e quais os principais desafios

Independente do tamanho de uma empresa, gerenciá-la não é uma coisa fácil de se fazer. Isso porque é preciso se planejar de maneira organizada para o negócio funcionar como desejado. Isso não é diferente quando se gerencia um escritório de contabilidade. 

As funções de um gestor de empresa envolvem a tomada de decisão, gerenciamento do time, criação de estratégias, monitoramento e afins. Cada uma dessas tarefas exige habilidades e competências para serem executadas e garantir o sucesso da empresa. 

Na gestão de um escritório contábil, é preciso ter em mente todos esses processos. Além disso, também é preciso lembrar que, quando se trata de estratégias gerenciais, é necessário se atentar ao fato de que elas precisam ser modificadas com o tempo. 

Isso porque os objetivos, metas e necessidades de uma empresa também mudam ao longo de sua existência. Nessa mesma linha de pensamento, o gerenciamento de uma empresa contábil precisa acompanhar essas transformações. Portanto, manter as estratégias atualizadas é primordial.

Assim, é possível realizar uma gestão que esteja sempre alinhada com os objetivos da empresa. Desse modo, é possível ter melhores resultados, visto que um bom gerenciamento influencia positivamente na produtividade e na qualidade do produto ou serviço entregue. 

Porém, como dito anteriormente, gerenciar um escritório não é uma tarefa simples. Desse modo, é necessário entender o que é a gestão propriamente dita, como fazer, a sua importância e os maiores desafios enfrentados pelos empreendedores. 

Sendo assim, se você deseja compreender todos esses aspectos a respeito da gestão de um escritório contábil, continue lendo esse artigo!

O que é a gestão empresarial?

Antes de entender os outros aspectos da gestão de um escritório contábil, primeiro é necessário compreender o que é a gestão empresarial em si. Ela nada mais é do que a responsável por direcionar uma empresa na definição de processos, desenvolvimento, controle organizacional e financeiro, alcance de resultados, etc. 

Portanto, o gerenciamento envolve a realização de práticas e ações aplicadas no negócio, tendo como objetivo o seu crescimento sustentável. Sendo assim, ela abrange todas as áreas de uma empresa, possibilitando uma gestão estratégica que permite usar recursos estruturais, financeiros e humanos para mantê-la funcionando. 

Em suma, a gestão empresarial está relacionada com a forma de organizar um negócio, ou seja, gerenciar tudo que o envolve. Portanto, a gestão de um escritório contábil também leva esse mesmo conceito. 

Qual a importância da gestão para escritórios contábeis?

Conforme visto anteriormente, a gestão empresarial tem relação direta com todos os processos em uma empresa. Sendo assim, ela é responsável por gerenciar tudo que diz respeito ao que é necessário para o funcionamento do negócio. Alguns desses processos podem ser:

• Análise de custos e ganhos;
• Contratações ou demissões;
• Planejamento estratégico;
• Coordenação da equipe de funcionários.

Desse modo, a gestão de um escritório contábil é importante para mantê-lo funcionando. Além disso, investir em um gerenciamento contribui para os processos serem mais eficientes, organizados e estratégicos. Isso acarreta resultados positivos no desempenho da organização na totalidade. 

Também é importante considerar que a gestão também possibilita que os gestores tenham uma visão ampla do negócio. Desse modo, eles são capazes de identificar oportunidades, erros, pontos de melhoria e compreender o que impede a empresa de alcançar os objetivos traçados, por exemplo. 

A ausência de uma gestão pode trazer consequências negativas para um escritório contábil. Alguns deles podem ser:

• Perda de clientes;
• Insatisfação de colaboradores: trabalhar mais do que as horas contidas em contrato, por exemplo. Isso pode levar a uma alta rotatividade;
• Erros no controle financeiro: custos maiores que os ganhos, por exemplo;
• Estratégias ineficazes;
• Desorganização;
• Falhas de gestão.

Quais os tipos de gestão?

Para realizar o gerenciamento de uma empresa não existe receita. Isso porque cada instituição possui suas particularidades e especificidades. Desse modo, se uma mesma forma de gestão fosse aplicada para negócios com objetivos e necessidades diferentes, isso resultaria em possíveis falhas. 

Sendo assim, é preciso compreender alguns dos diferentes tipos de gestão e definir qual é o melhor para os objetivos do seu escritório de contabilidade. 

Gestão com foco nos processos

Nesse tipo de gestão, como o próprio nome já diz, o foco está em todos os processos que envolvem a empresa. Isso tem como objetivo a implementação e o gerenciamento de ações e práticas que sejam eficazes e tenham bons resultados. 

Desse modo, a gestão com foco nos processos visa padronizar e aperfeiçoar a forma como colaboradores realizam as tarefas em uma organização. Dessa forma, é possível otimizar as práticas, gerando, assim, maiores resultados para a empresa. 

Gestão com foco nos resultados

O foco desse modelo de gestão é a obtenção de resultados, ou seja, o importante para as empresas é atingir os objetivos e as metas. Dessa forma, os métodos utilizados na realização dos processos não é considerado, mas, sim, o resultado atingido. 

A gestão com foco nos resultados, portanto, tende a movimentar os colaboradores em prol de um mesmo objetivo. Nesse caso, cada funcionário tem a liberdade de realizar os processos da forma que considerarem mais adequada. 

Porém, é preciso ter cuidado para que o foco em atingir metas não afete negativamente as relações internas da empresa e a qualidade do serviço.

Gestão participativa

Também chamado de gestão democrática, nesse modelo, a tomada de decisão na empresa ocorre envolvendo todos os colaboradores. Isso significa que o gestor possibilita que seus liderados participem dos processos, sugiram ideias, estratégias, etc. 

Gestão meritocrática

Nesse tipo de gestão, os colaboradores ganham reconhecimento quando alcançam resultados positivos ou tenham uma boa performance. Sendo assim, o desempenho de cada funcionário faz com que eles sejam reconhecidos pelos gestores. 

Gestão autoritária

Nesse caso, todos os planejamentos, ideias, estratégias e projetos precisam da aprovação do gestor. Sendo assim, ele é o único responsável por tomar qualquer decisão na organização. 

Portanto, um gestor que opta pela gestão autoritária precisa conhecer muito bem todos os setores da empresa. Isso porque é ele quem toma as decisões em todos os âmbitos, sendo assim, é necessário que ele esteja preparado para fazer isso da melhor forma possível. 

Gestão com foco no valor

Nesse tipo de gestão, o foco principal da empresa é gerar valor para os clientes. Desse modo, todos os processos internos e externos são realizados com o objetivo de satisfazer os consumidores e, assim, conquistá-los e fidelizá-los. 

Na gestão de valor, visto que ela tem como foco o cliente, é preciso que a empresa conheça muito bem o seu público-alvo. Isso porque, para entregar um serviço de qualidade que gere valor para o consumidor, é preciso entender suas necessidades. 

Quais são os desafios da gestão de escritório contábil?

Como dito anteriormente, administrar uma empresa não é nada fácil de se fazer. Portanto, é de se esperar que os gestores encontrem algumas dificuldades ao longo do processo de gerenciamento empresarial. Isso não é diferente para os escritórios contábeis.

Desse modo, antes de tudo, é preciso reconhecer que desafios vão surgir. Isso porque, principalmente na modificação de demandas internas, o processo é bastante complexo e trabalhoso. 

Gestão de tempo

Os profissionais contábeis lidam com muitos documentos que envolvem muitos clientes. Isso quer dizer que eles levam um determinado tempo para cada situação, devido ao número de informações, etc. Desse modo, se não houver uma gestão eficiente, isso pode se tornar um problema. 

Além disso, o setor de contabilidade possui muitos prazos a serem cumpridos, como de execução, envio de dados, recolhimentos tributários e outros trâmites burocráticos. Com isso, é possível concluir que o volume de trabalho e de responsabilidades de um contador é enorme. 

Dessa forma, é preciso investir em uma boa gestão do escritório contábil para conseguir cumprir todos os prazos em tempo hábil. 

Gestão de pessoas 

É impossível falar de gestão de empresa sem pensar no gerenciamento da equipe. Isso significa que os gestores precisam lidar com pessoas, o que não é uma tarefa fácil. Nesse caso, os escritórios de contabilidade podem enfrentar algumas dificuldades, como:

• Alta rotatividade;
• Pouca motivação da equipe;
• Muitos erros na execução de processos;
• Serviços acumulados;
• Falhas na comunicação interna;
• Baixo engajamento dos colaboradores.

Desse modo, é muito importante que a gestão do escritório contábil não foque apenas nos processos financeiros e estratégicos, mas também em como conduzir uma boa relação com os colaboradores. Assim, além de especialistas em contabilidade, é preciso que os profissionais sejam bons gestores de equipe. 

Nesse caso, o investimento em treinamentos, auxílio de um sistema de gestão e a criação de processos mais simples podem colaborar para uma boa gestão de pessoas. Além disso, manter uma cultura de feedback, comunicação horizontal e valorização dos esforços da equipe é fundamental para sua motivação e bons resultados. 

É importante ressaltar também que a valorização dos funcionários não se faz apenas com elogios e bonificações, mas também com uma boa política de salários e promoções.

Lidar com incertezas

Pelo fato do mercado mudar o tempo todo, nenhuma empresa — apesar das tentativas — consegue prever o futuro. Sendo assim, uma das maiores dificuldades que os gestores enfrentam é a capacidade de lidar com as incertezas. 

Especialmente no universo contábil e financeiro, as mudanças ocorrem ainda mais rápido. Desse modo, muitos contadores tentam fazer uma antecipação de possíveis problemas, porém, isso pode acabar comprometendo o negócio. 

Portanto, é necessária uma boa gestão de escritório contábil para os profissionais conseguirem lidar com essas incertezas. Desse modo, é possível analisar diversos cenários e criar planos de gerenciamento de problemas com base nos objetivos desejados, por exemplo.

Ser assertivo ao tomar decisões

Não só para a gestão de escritórios de contabilidade, mas também para todas as empresas de outros segmentos, esse é um dos maiores desafios. Todo profissional líder precisa estar preparado para tomar decisões de maneira assertiva, gerando certa apreensão — até mesmo para pessoas que ocupam esses cargos há muito tempo. 

Isso porque qualquer decisão tomada errada pode acabar comprometendo o funcionamento e até mesmo a existência da empresa. Desse modo, é importante compreender que as decisões não podem ser feitas baseadas na intuição. 

Portanto, é fundamental que os gestores tenham conhecimento sobre a economia, mudanças no mercado, público-alvo e outros aspectos para toda decisão ser tomada com base em dados concretos. Sendo assim, uma gestão de escritório contábil permite análises e estudos em cada situação. 

Como fazer uma gestão de escritório contábil?

Atualmente, a contabilidade vem ganhando cada vez mais importância na abertura de empresas, visto que é imprescindível para a sobrevivência delas. Com isso, o número de instituições contábeis cresceu e acarretou uma competitividade maior. 

Por isso, é fundamental manter a gestão do escritório contábil para continuar competitivo. Porém, isso não pode ser feito de qualquer maneira. É preciso levar em consideração alguns passos essenciais para a gestão ser feita de maneira adequada e correspondente com as particularidades de cada empresa. 

Elaborar um planejamento estratégico

O planejamento é um dos passos mais importantes para uma gestão eficiente. Isso porque é ele que permite que todos os projetos sejam colocados em prática de forma eficaz e, consequentemente, os objetivos sejam alcançados. Portanto, é necessário entender as demandas do escritório de contabilidade e efetuar uma boa análise dos diferenciais.

Além disso, um planejamento estratégico também é importante para que os objetivos e metas sejam bem definidos, assim como tudo que será feito para atingi-los. Esse plano pode ser anual, semestral ou trimestral, sendo necessário revisá-lo no final de cada período. 

A elaboração de um plano estratégico também permite que o escritório contábil tenha a missão, os valores e a visão de negócio bem claras. Isso contribui para que eles adquiram uma maior credibilidade com clientes e parceiros. Nesse momento, também é importante ter um bom conhecimento do mercado. 

Automatize os processos

As inovações tecnológicas tornaram muitos processos contábeis — que antes eram feitos manualmente — mais fáceis de serem realizados. Além disso, alguns mecanismos conseguem auxiliar na tomada de decisões, implementação de ações corretivas e monitoramento da empresa no geral. 

Desse modo, investindo em ferramentas de gestão, por exemplo, é possível otimizar o trabalho e, consequentemente, aumentar a produtividade. Isso — principalmente na contabilidade, onde existem muitos documentos e dados — permite mais agilidade, melhoria na entrega de serviços e mais organização.

Alguns exemplos de ferramentas de gestão são:



• Análise SWOT;
• Ciclo PDCA;
• Project Model Canvas.

Veja mais sobre ferramentas de gestão para contabilidade no vídeo abaixo:

Faça o controle financeiro

A saúde financeira de uma empresa é determinante para seu sucesso e sua sobrevivência. Desse modo, o controle financeiro é um dos principais pontos para uma gestão de escritório contábil eficiente. 

Nesse caso, o importante é criar uma rotina de organização com foco na emissão de relatórios de fluxo de caixa, por exemplo. Isso permite que o escritório consiga analisá-los e compreender as despesas, os ganhos, possibilidades financeiras e verificar falhas e onde elas podem ter ocorrido. 

Além disso, é muito importante que todo escritório contábil tenha capital de giro, ou seja, o dinheiro disponível após o pagamento de todas as despesas. Isso permite uma maior segurança financeira para a empresa, visto que essa quantia reserva pode servir para eventuais problemas e impedir a falência.

Invista em marketing digital

Uma gestão de escritório contábil também diz respeito às estratégias que serão utilizadas para divulgar o serviço. Isso porque, para obter sucesso nos negócios é necessário que as pessoas conheçam e adquiram o seu serviço. 

Uma das melhores e mais eficientes formas de fazer isso atualmente é através do marketing digital. Por ser uma estratégia de divulgação utilizando a internet, é possível alcançar um maior número de pessoas. Isso permite que o escritório contábil ganhe visibilidade e, consequentemente, atraia mais clientes. 

Porém, para um marketing digital contábil eficiente, é preciso conhecer a persona do seu negócio. Isso significa que é necessário saber exatamente as características e as necessidades do público do seu negócio. Desse modo, as estratégias conseguem ser mais assertivas e gerar resultados positivos. 

Algumas outras dicas para investir no marketing digital, são:

• Criar sites contábeis e blogs que tenham conteúdos relevantes e de valor para o público-alvo;
• Ter perfis nas redes sociais;
• Compreender as técnicas de otimização para mecanismos de busca (SEO);
• Investir em e-mail marketing e Inbound Marketing.

Em resumo, uma gestão eficiente é determinante para o sucesso de uma empresa. Isso porque ela detém o controle sobre todas as áreas de um negócio, podendo realizar constantes melhorias e decisões estratégicas.

Esperamos que esse conteúdo tenha sido esclarecedor a respeito da gestão de um escritório contábil.

O Contador Agora é uma Startup focada em alavancar os resultados na contabilidade por meio de uma estratégia de marketing digital. O nosso trabalho é sempre voltado para o sucesso do nosso cliente.

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