Relatórios de vendas: o que são, como fazer e quais os benefícios?

O objetivo de todas as empresas é aumentar o número de vendas para obter uma melhor margem de lucro. Sendo assim, é preciso que os empreendedores tenham estratégias eficazes durante o processo de vendas. 

Geralmente, quando se fala em aumentar os lucros de um negócio, a maioria das pessoas pensa em estratégias de marketing ou de inovação dos produtos ou serviços. Porém, é muito importante considerar que grande parte das mudanças que precisam acontecer estão relacionadas com a forma como o processo de vendas é conduzido.

Desse modo, é preciso analisar todo esse processo, ou seja, desde as propostas feitas até documentos de fechamento preenchidos por vendedores. Fazendo isso é possível analisar informações que permitem avaliar a performance dos profissionais e os resultados obtidos. Isso é possível através dos relatórios de vendas. 

Os relatórios de vendas nada mais são do que um agrupamento de todos os dados referentes ao processo de negociação, tendo grande importância para o sucesso de uma empresa. Apesar disso, muitos empreendedores ainda tem bastante dificuldade em fazê-los. 

Portanto, se você deseja saber o que são relatórios de vendas, a importância deles para uma empresa e como fazer, continue lendo esse artigo!

O que são relatórios de vendas? 

Os relatórios de vendas são documentos utilizados para registrar todas as ações feitas pela equipe de vendas de uma empresa. Desse modo, ele é responsável por auxiliar as organizações a analisarem a situação da área comercial e, a partir dos dados contidos nesses documentos, tomar melhores decisões e criar estratégias. 

Esses documentos são importantes para as empresas terem um maior controle da condução dos processos comerciais. Além disso, os relatórios de vendas permitem que os gestores e os vendedores saibam quais estratégias tiveram um resultado positivo ou negativo, podendo, assim, analisar e melhorar as ações. 

Esses relatórios comerciais podem ser focados na performance dos vendedores, ou seja, são um pouco mais detalhistas e individuais. Porém, também podem ser feitos de maneira mais generalizada, de modo que as informações são focadas no desempenho geral das vendas. 

No caso dos que focam no desempenho de cada membro da equipe de vendas, é comum que os relatórios tenham dados como:

• Número de vendas realizadas pelo vendedor;
• Valor total obtido com as vendas;
• Quantidade de vendas realizadas por região;
• Quantidade de vendas feitas em cada canal (site, telefone, pessoalmente, etc.);
• Metas cumpridas e comissões.

Já no caso de relatórios generalistas, as informações mais comuns são:

• Valor do ticket médio;
• Taxa de crescimento das vendas;
• Quantidade de vendas realizadas em determinado período;
• Custo por Aquisição de Cliente (CAC);
• Ciclo de vendas;
• Retorno sobre o Investimento (ROI).
• Lifetime Value (LTV): previsão do lucro líquido atribuído a relacionamentos futuros com clientes;
• Taxa de renovação;
• Taxa de abandono de carrinho (no caso de e-commerces e lojas virtuais);
• Metas coletivas cumpridas.

Os relatórios de vendas também permitem que o time comercial e os gestores analisem a relação entre cliente e vendedor, além da produtividade de cada membro da equipe. Sendo assim, podemos dizer que esses documentos são uma das melhores ferramentas para um gerenciamento eficaz dos profissionais e das estratégias de vendas. 

Quais os benefícios dos relatórios de vendas?

Como dito anteriormente, os relatórios de vendas contribuem para uma melhor administração da equipe de vendas e dos resultados obtidos em determinado período. Sendo assim, esses documentos permitem que gestores avaliem a produtividade dos vendedores visando sempre o alto rendimento. 

Também é importante ressaltar que os dados contidos nos relatórios de vendas permitem que uma empresa defina suas metas e objetivos. Desse modo, é possível visualizar de forma clara e objetiva se tudo está sendo cumprido e correndo conforme o esperado. 

Ainda referente às metas, é possível que elas sejam estabelecidas de maneira mais realista pelas organizações com base nos dados desses documentos. Isso porque, quando uma empresa se baseia em relatórios com informações concretas e precisas, ela consegue definir objetivos com base na realidade do negócio e no que a equipe pode realmente alcançar. 

Além disso, os relatórios de vendas também possibilitam a identificação de erros que podem estar travando o andamento dos processos. Isso porque com esses documentos é possível identificar problemas de forma rápida e, consequentemente, resolvê-los antes que se tornem extremamente prejudiciais. Com esses documentos também é possível:

• Identificar pontos específicos a serem melhorados;
• Visualizar atividades e/ou práticas que não estão influenciando positivamente no fluxo de trabalho;
• Identificar funções que podem ser automatizadas ou excluídas dos processos.

Como fazer relatórios de vendas?

Antes de tudo, é preciso compreender que um relatório de vendas não deve ser feito para ser arquivado. É importante que esse documento seja analisado detalhadamente, de modo a tirar informações relevantes que auxiliem a empresa a visualizar conquistas, pontos de melhoria e, consequentemente, obter melhores resultados futuramente. 

Sendo assim, esses documentos precisam ser elaborados de maneira inteligente e acessível. Desse modo, é possível que os gestores e os vendedores avaliem a situação comercial da organização e tomem melhores decisões com os dados concretos contidos nos relatórios.

Além disso, é preciso considerar os seguintes passos antes de elaborar um relatório de vendas:

• Estabeleça um objetivo específico para o relatório;
• Defina o formato do relatório de acordo com a necessidade: papel, mensagem, e-mail, apresentação de slides, etc.;
• Defina a periodicidade, ou seja, de quanto em quanto tempo o relatório será feito;
• Escolher as informações que precisam estar no documento (incluindo dados sazonais — interferência externa — que causam impacto na estratégia);
• Definir a linguagem que será utilizada.

Após definir isso, separamos algumas dicas importantes de como criar um relatório de vendas. 

Incentive o preenchimento completo dos relatórios

Os relatórios de vendas são preenchidos pelos próprios vendedores. Sendo assim, é muito importante que os gestores motivem a equipe a preencher todos os dados desses documentos com bastante atenção. 

Por isso, é importante educar o time comercial sobre a importância do preenchimento dos dados de maneira precisa e completa. Além disso, explicar como a falta de algumas informações impactam nos resultados e nas análises é uma boa alternativa para incentivar os vendedores. 

Uma ferramenta que pode auxiliar nesse processo é o CRM. Ele pode ser acessado por diversos dispositivos e permite uma maior automatização do preenchimento dos dados. 

Analise o funil de vendas

O funil de vendas permite ter uma visão abrangente das oportunidades em aberto, vendas realizadas, negócios em fase de fechamento, valores das vendas, quais clientes estão considerando comprar ou já realizando a compra, etc. Sendo assim, sua análise permite a identificação de problemas na jornada do consumidor. 

Isso permite que a empresa tenha uma previsibilidade maior com relação ao número de vendas. Além disso, também permite traçar estratégias mais eficazes para melhorar a experiência do cliente e as ações a serem tomadas pelo vendedor em cada etapa do funil. 

Adicione métricas para analisar o desempenho das vendas

As métricas são formas de medidas quantificáveis que auxiliam na avaliação dos resultados de um negócio ou de uma estratégia implementada durante determinado período. No caso dos relatórios de vendas, algumas métricas que podem ser colocadas são:

• Ticket médio: no início é importante definir o ticket médio das vendas totais, depois o de cada tipo de produto ou serviço;
• Vendas por vendedor: valor total e volume das vendas realizadas com objetivo de gerenciar as comissões de cada um e avaliar a performance da equipe;
• Volume de reuniões/chamadas feitas: funciona com o número de vendas para analisar a quantidade de reuniões necessárias para atingir as metas comerciais;
• Ciclo de venda: a partir da reunião feita, essa métrica mede o tempo gasto com cada potencial cliente. Desse modo, o clico de venda após a reunião deve ser o menor possível.

Portanto, a elaboração de relatórios de vendas é extremamente importante para uma empresa manter o controle sobre o desempenho dos vendedores. Além disso, esses documentos têm papel fundamental na análise da situação comercial de um negócio, visando a melhoria dos processos e dos resultados. 

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