Saiba como registrar um funcionário, os custos e o que é preciso

Todas as relações de trabalho no Brasil são regulamentadas pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) — mais conhecida como legislação trabalhista. Por meio do Decreto — Lei n.º 5.452, essas leis tem como objetivo garantir os direitos e deveres tanto de empregados quanto de empregadores. Isso é feito para garantir a proteção e o bem-estar de todos. 

Dito isso, podemos considerar que as leis trabalhistas servem para manter o mercado de trabalho funcionando de maneira adequada. Isso porque, como dito anteriormente, elas regulam as relações contratuais entre uma empresa contratante e seus colaboradores. Para isso acontecer, é preciso que ambas as partes cumpram com as normas estabelecidas. 

No caso das empresas, seguir a CLT é extremamente importante para evitar qualquer tipo de problema, como processos trabalhistas. Porém, muitos empreendedores encontram algumas dúvidas nessas leis — visto que são bastante complexas e sofrem diversas alterações — e desconhecem alguns processos empresariais necessários. 

Quando uma empresa começa a crescer, por exemplo, é muito comum aparecer a necessidade de contratar mais colaboradores para otimizar os processos internos. Nessa situação, é preciso saber como registrar um funcionário, de modo que tudo seja feito conforme o que está estabelecido na lei.

Porém, nesse momento, muitos empreendedores — principalmente os de primeira viagem — desconhecem o que é preciso para o registro adequado de novos funcionários. Além disso, muitos pensam que esse procedimento serve apenas para cumprir burocracias e gerar custos, porém, isso não é verdade. 

No caso, é preciso ter o conhecimento de como registrar um funcionário conforme a legislação trabalhista e o que é preciso para fazer esse registro. Isso porque realizar a regularização de colaboradores é fundamental para garantir a proteção da empresa de problemas financeiros e trabalhistas. 

Visto essa importância, nesse artigo falaremos sobre como registrar um funcionário, quais são os custos, os cuidados a serem tomados e qual a documentação necessária para essa ação. Portanto, para saber mais sobre, continue a leitura!

O que a legislação diz sobre o registro de funcionários em uma empresa?

Uma coisa muito importante para compreender é que a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) estabelece a obrigatoriedade de registro de todos os funcionários de uma empresa. Isso significa que, todo novo colaborador que for admitido em um emprego precisa ter isso registrado em sua Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS), sendo essa ação responsabilidade do empregador. 

Isso porque, de acordo com o artigo 13 da CLT, a carteira de trabalho é obrigatória para todos os empregadores que exercem qualquer atividade com vínculo empregatício, incluindo as de natureza rural e de caráter temporário. Além disso, pessoas que trabalham por conta própria — com remuneração — também são obrigadas a terem a CTPS. 

Já se tratando das obrigações dos empregadores, o artigo 29 da legislação trabalhista estabelece que a empresa tem o prazo de 5 dias úteis para fazer o registro da admissão na carteira de trabalho dos empregados. Nessa anotação devem conter as seguintes informações:

• Função/cargo a ser exercido;
• Data de admissão;
• Valor da remuneração;
• Condições especiais.

Para funcionários em período de experiência, a carteira de trabalho precisa ser assinada mesmo assim, como dito anteriormente. Nesse caso, o contrato de experiência determina que o registro desse colaborador tem o prazo de até 90 dias, tendo sua folha de pagamento normalmente. 

Caso esse funcionário em período de experiência seja demitido antes do contrato finalizar, não há aviso prévio e nem a necessidade do empregador realizar o pagamento da multa de 40% do FGTS. Porém, a empresa ainda possui algumas obrigações para com o ex-colaborador. São elas:

• Pagar o valor de ¼ do décimo terceiro salário;
• Pagar o proporcional de férias.

Qual a importância de registrar um funcionário?

Antes de entender como registrar um funcionário, é preciso compreender a importância disso. Como dito anteriormente, é obrigatório por lei que todas as empresas registrem a carteira de trabalho de cada funcionário contratado. Dessa forma, o vínculo empregatício é regularizado. 

No caso dos empregados, é muito importante que eles tenham o emprego registrado na CTPS. Isso porque é só com o registro adequado que ele poderá garantir todos os seus direitos contidos na legislação trabalhista. Desse modo, sua regularização como funcionário permite o acesso a décimo terceiro salário, férias, FGTS, recolhimento do INSS e outros benefícios.

Já no que diz respeito ao empregador, a realização do registro é importante para evitar problemas judiciais, como os processos trabalhistas. Em casos de irregularidades na contratação de funcionários, a empresa pode sofrer algumas penalidades. São elas:

• Pagamento de multa de até 30 vezes o valor referência regional pelo não registro de um colaborador;
• Sofrer com ações trabalhistas com chances de ter que realizar o pagamento de verbas em atraso, indenizações ao funcionário e multas.

Além disso, quando uma instituição faz o registro adequado dos funcionários, ela possui total direito de cobrar que todos os colaboradores cumpram com seus deveres. Isso inclui o cumprimento da carga horária, realização das tarefas para as quais foi contratado, cumprimento ou pagamento de aviso prévio no caso de demissão, etc. 

Com isso, é possível concluir que a importância de registrar um funcionário não é apenas para cumprir com as burocracias legislativas. Mais do que isso, esse registro é fundamental para uma empresa continuar operando de forma legal, não sofra com prejuízos financeiros e se proteja de possíveis problemas judiciais, influenciando na gestão financeira do negócio.

Quais são os documentos necessários para uma empresa registrar um funcionário?

Assim como todo processo mais burocrático, o registro de um funcionário também necessita de uma documentação para ser feito de forma adequada. Por isso, é muito importante que todos os empreendedores saibam quais são esses documentos. 

Currículo ou ficha de solicitação de emprego

Esse não é um documento obrigatório, porém, ter ele em mãos pode ser útil. Isso porque ela possibilita garantir que todas as informações fornecidas pelo empregado são verdadeiras. Sendo assim, ele é bastante importante para registros internos, principalmente se assinado pelo contratado. 

Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS)

Esse é o documento mais importante para o registro de um funcionário. Portanto, o contratado deve fornecer sua CTPS para o departamento de Recursos Humanos da empresa para que as anotações referentes à função que será exercida, à remuneração e outras informações sejam feitas. 

Atualmente, com a tecnologia ganhando cada vez mais espaço no mercado, existe a carteira de trabalho digital. Nesse caso, a empresa pode utilizá-la para fazer o registro no eSocial com o número do CPF do empregador. 

Atestado do exame admissional

De acordo com o artigo 168 da CLT, o exame médico admissional é obrigatório. Esse atestado é necessário para verificar a capacidade física e mental do contratado de exercer suas funções no emprego. Nesse caso, a empresa é obrigada a arcar com todos os custos relacionados ao exame admissional do funcionário. 

Certidão de casamento ou de nascimento dos filhos

Caso o funcionário contratado seja casado e tenha filhos, a empresa precisa solicitar a ele a certidão de casamento e de nascimento dos seus filhos. Esses documentos possibilitam verificar os dados fornecidos pelo empregado, bem como a concessão do salário-família e a realização de abatimentos dos dependentes no momento da declaração do Imposto de Renda. 

Comprovante de escolaridade

O comprovante de escolaridade — ou de capacitação — é importante para confirmar que o empregado possui todos os requisitos exigidos para exercer a função para o qual foi contratado. 

Documentos pessoais

Por último, mas não menos importante, é preciso solicitar ao contratado sua documentação pessoal. Sendo assim, o colaborador deve fornecer os seguintes documentos:

• RG;
• CPF;
• Título de eleitor;
• Número do Programa de Integração Social (PIS);
• Foto 3x4;
• Comprovante de endereço.

Como registrar um funcionário?

Agora que você compreendeu o que diz a legislação, qual a importância e quais os documentos necessários, chegou o momento de entender como registrar um funcionário. Isso porque é necessário saber quais são os processos para a regularização ser feita de maneira adequada. 

Portanto, confira abaixo como o registro de funcionários deve ser feito. 

Registro do vínculo empregatício na CTPS

Um dos primeiros passos após a obtenção de toda a documentação necessária, é preciso registrar o vínculo empregatício na carteira de trabalho. Como dito anteriormente, algumas informações obrigatórias para anotar na CTPS são:

• Dados pessoais do empregador;
• Função a ser exercida;
• Data da admissão;
• Valor da remuneração;
• Condições especiais de trabalho (caso aplicável).

Preenchimento da ficha ou do livro de registro de empregados

A ficha ou livro de registro de empregados é um documento interno da empresa que é exigido pelos artigos 41 a 48 da legislação trabalhista. Nele precisam estar os dados do funcionário, qual função ele irá desempenhar na empresa e o valor da remuneração. 

Elaboração do contrato de trabalho

Todo vínculo empregatício precisa ser registrado por um contrato de trabalho. Nesse documento, portanto, precisam estar algumas das seguintes informações:

• Data de início das funções;
• Jornada de trabalho;
• Carga horária de trabalho (considerando intervalos para almoço e descanso);
• Valor do salário;
• Entre outras.

Preenchimento de outros documentos

Existem casos específicos — considerando as particularidades de cada funcionário contratado — que exigem que alguns documentos e declarações sejam preenchidas. Dentro dessa documentação, podemos citar:

• Ficha de salário-família;
• Termo de responsabilidade de salário-família;
• Acordo de prorrogação e compensação de horas;
• Declaração de dependentes;

Quais são os custos de registrar um funcionário?

Ao contratar um funcionário, a empresa deve arcar com outras despesas além do valor do salário. No caso, existem diversos impostos e encargos que devem ser considerados na folha de pagamento do colaborador. Isso permite que o empregador se mantenha em dia com as obrigações trabalhistas. 

Além disso, o custo de registrar um funcionário pode variar de acordo com o regime tributário no qual a empresa está enquadrada. Isso porque os impostos a serem pagos são diferentes para cada forma de tributação. 

Desse modo, podemos citar alguns fatores que devem ser considerados para descobrir o custo de registrar um funcionário. São eles:

• Salário, descanso semanal, férias, etc.;
• Encargos sociais (como INSS, FGTS, etc.);
• Vale-transporte;
• Vale-alimentação ou refeição;
• Plano de assistência médica ou odontológica;
• Entre outros.

Esperamos que esse artigo tenha sido esclarecedor a respeito de como registrar um funcionário. Para mais conteúdos como esse, não deixe de acessar nosso blog e assinar nossa newsletter!