Como organizar processos de um escritório de contabilidade?

Como você, contador, tem lidado com a rotina do seu escritório de contabilidade? Afinal, com tantas demandas, organizar processos se apresenta como um desafio em comum no mercado contábil.

Após entrar no mercado de trabalho, um contador precisa se manter ciente de todas as suas responsabilidades. Isso porque o dia a dia de um escritório é, em grande parte, repleto de atividades complexas.

Deste modo, conforme o negócio vai crescendo e captando novos clientes, a falta de controle das demandas pode acabar se tornando um problema.

Sendo assim, cabe aos gestores de um escritório de contabilidade buscarem por práticas que permitam organizar processos de forma assertiva.

O que você acha de acompanhar como superar os desafios e, assim, garantir o crescimento saudável do seu escritório contábil?

Acompanhe o nosso artigo e descubra como organizar processos de maneira assertiva e qual a sua importância. Confira conosco!

Por que organizar processos?

Organizar processos é uma atividade que permite otimizar a rotina de um escritório de contabilidade, o mantendo devidamente bem estruturado.

Deste modo, estamos falando de um termo que permite entender todos os processos de uma organização. O foco é alocá-los de uma maneira mais eficiente, possibilitando uma maximização dos resultados.

Afinal de contas, sem uma estrutura organizada, um escritório de contabilidade abre as portas para uma série de erros. Ou você acha que daria conta de lidar com os seus processos em um ambiente desorganizado?

Sendo assim, organizar processos de um escritório de contabilidade é uma ação que gera uma série de benefícios, como:

• Melhorar a gestão do tempo;
• Aumentar a produtividade;
• Proporcionar a satisfação do cliente;
• Uma maior escalabilidade;
• Aumento dos lucros.

No entanto, ainda é possível encontrar contadores que não sabem como organizar processos dentro de um escritório. Que tal compreender todos os passos necessários?

Continue acompanhando para compreender quais são as principais etapas para manter os seus processos organizados.

Passo a passo para organizar processos de um escritório de contabilidade

No dia a dia de um escritório contábil, é de extrema importância que todos os contadores se empenhem em organizar processos.

Afinal de contas, é necessário se atentar ao fato de que todas as tarefas desempenhadas podem demandar uma atenção especial. Deste modo, manter os processos organizados é fundamental, podendo até se apresentar como um diferencial competitivo.

Sendo assim, acompanhe a seguir o passo a passo para organizar processos do seu escritório de contabilidade. Confira conosco e tire todas as suas dúvidas sobre este assunto!

1. Faça um mapeamento de todos os processos

O primeiro passo para uma maior organização é mapear todos os processos rotineiros de um negócio contábil. O foco é registrar o fluxo de atividades, a fim de identificar todas as entradas, saídas e até mesmo ações.

Deste modo, é possível obter uma visão mais clara de quais são as atividades mais essenciais para uma empresa. Além de identificar também aquelas que agregam um maior valor e que geram inconformidades.

Sendo assim, você pode separar todos os processos do seu escritório de contabilidade por cores, como:

• Azul: Rotas mais simples;
• Verde: Trajetos que sejam mais sinuosos;
• Vermelho: Processos que se apresentam mais complicados;
• Amarelo: Caminhos alternativos.

2. Otimize a sua comunicação interna

Uma das estratégias mais eficientes para organizar processos dentro de um escritório contábil é melhorar a comunicação interna. Fato que possibilita alcançar todos os resultados esperados.

Desta forma, é de extrema importância proporcionar maneiras fáceis de promover a comunicação entre todos os colaboradores.

Atualmente, muitas empresas utilizam o e-mail corporativo para possibilitar a comunicação interna. No entanto, estamos falando de uma ferramenta limitada que pode acabar não satisfazendo os seus objetivos.

Sendo assim, acompanhe a seguir algumas alternativas para otimizar a comunicação interna de um escritório contábil:

• Mídias sociais;
• Aplicativos de troca de mensagens;
• Plataformas de chamada de vídeo.

3. Promova o compartilhamento de informações

Uma das tarefas mais comuns no dia a dia de um escritório de contabilidade é o manuseamento de planilhas. São diversas informações financeiras, tabelas, listas e modelos de documentos.

Todos os arquivos citados acima pode ser utilizados em diversos processos e contribuem na execução de tarefas contábeis.

No entanto, nem todos os contadores possuem acesso aos documentos. Fato que faz com que seja necessário promover o compartilhamento de informações para, assim, organizar processos.

Portanto, uma das formas de alcançar tais resultados é por meio da utilização de um sistema de gestão. Afinal, a automatização permite uma maior troca de informações, que podem ser acessadas por diferentes contadores.

4. Organize as suas tarefas

Para que o fluxo de processos de um escritório de contabilidade se torne mais eficiente, é fundamental organizar as suas tarefas.

Sendo assim, confira a seguir alguns exemplos de práticas que podem ser implementadas com o intuito de organizar processos:

• Delegar responsabilidades tomando como base as habilidades dos colaboradores;
• Elaborar um sequenciamento lógico do fluxo de trabalho, aumentando a eficiência e diminuindo a ociosidade;
• Realizar um cronograma de prazos, disponibilizando tempo extra;
• Criar uma lista de prioridades.

5. Faça um fluxograma

Você sabe do que se trata um fluxograma? Estamos falando de uma representação gráfica de um processo. O foco é ilustrar um passo a passo que deve ser seguido para demonstrar tarefas e visualizar quem será o responsável por elas.

No entanto, não é necessário elaborar um para cada processo do seu escritório de contabilidade. O ideal é fazer com aqueles processos que sejam mais complexos ou que geram um maior valor.

6. Mapeie e corte gargalos

Um dos últimos passos para organizar processos é identificar e eliminar gargalos. Estamos falando de tudo o que pode atrapalhar o desempenho dos colaboradores, como:

• Falta de capacitação profissional;
• Trabalhos manuais;
• Excesso de tempo na procura de documentos.

Desta forma, é fundamental conversar com os seus colaboradores, identificando assim pontos de melhoria e solucioná-los.

7. Conte com um sistema de gestão

O último passo para organizar processos de um escritório de contabilidade é contar com o suporte de um sistema de gestão.

Afinal de contas, por meio de um software de gestão, é possível organizar todas as informações de um negócio contábil. Fato que proporciona uma série de vantagens, como:

• Maior economia;
• Aumento da produtividade;
• Maior segurança;
• Monitoramento de tarefas;
• Emissão de relatórios;
• Melhorias na comunicação.

Portanto, o fato de organizar processos é de extrema importância para otimizar os resultados de um escritório contábil. Agora que você já sabe os principais passos, que tal colocá-los em prática?

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