12 ideias inovadoras para reduzir custos do seu escritório de contabilidade

Dentre as diversas ações de um escritório contábil, ajudar os seus clientes a reduzir custos figura entre uma das as principais. No entanto, e quando nos referimos à própria contabilidade? Será que as suas finanças estão em dia?

A correta gestão de recursos em um escritório de contabilidade é um fator indispensável para o seu crescimento e, consequentemente, sucesso.

Afinal de contas, os escritórios de contabilidade encontram um mercado cada vez mais competitivo, que exige alternativas criativas para se manter no mercado.

Contudo, é essencial buscar e implementar ações que possam reduzir os custos de uma contabilidade. Com isso, é possível aproveitar ao máximo os recursos disponíveis em um escritório.

Desse modo, o que você, contador, tem feito para garantir a redução de custos do seu escritório contábil? Ou será que o seu negócio nunca se atentou às ações que promovem a sua sustentabilidade?

Visando contribuir em uma estratégia para reduzir custos, preparamos para você este artigo! Vamos apresentar 12 ideias inovadoras para equilibrar as contas do seu escritório contábil. Acompanhe!

Quais as ideias para reduzir custos?

Como você pode perceber, reduzir custos é uma tarefa de extrema importância para um escritório de contabilidade.

Os benefícios, inclusive, podem ir além do que apenas uma economia. A redução de custos possibilita uma tomada de decisão mais assertiva, principalmente quando falamos em investimentos no próprio negócio.

Portanto, confira a seguir algumas das principais ideias para que o seu escritório contábil possa reduzir os seus custos.

Diferença entre gasto, investimento e custo

Em primeiro lugar, temos a importância de entender o que é gasto, investimento e custo, sabendo assim diferenciar cada um deles.

Mesmo que todos eles envolvam recursos financeiros saindo do caixa da empresa, eles possuem conceitos diferentes. Conheça melhor cada um agora.

Gasto

Primeiro, temos o gasto. Estamos falando de todo o valor que é utilizado para adquirir bens para um negócio. No entanto, caso todas as aquisições sejam úteis tanto em médio quanto longo prazo, eles podem ser considerados um investimento.

Trazendo para a contabilidade, caso o seu escritório gaste com o intuito de cobrir eventuais imprevistos ou até mesmo falhas, eles continuam sendo considerados gastos.

Investimento

Em segundo lugar, temos o investimento, que se refere à todo valor utilizado com o intuito de gerar retorno financeiro para o seu escritório.

Ou seja, quando você investe em novos equipamentos para o seu escritório ou em um sistema de gestão, estamos nos referindo à exemplos de investimento.

Contudo, é importante ressaltar que todo investimento deve ser feito de maneira estratégica. Caso contrário, ele pode acabar se tornando um gasto.

Custo

Por fim, temos o custo, valor associado à manutenção de um escritório de contabilidade. Com isso, se ele faltar, o trabalho pode ser comprometido.

Exemplos de custos para um escritório contábil são: internet, contas de água e energia e mão de obra da sua equipe de funcionários.

Sendo assim, dentro de uma contabilidade, os valores referentes aos custos são inevitáveis. Não tem como fugir deles.

Entenda os diferentes tipos de custos

Para reduzir custos de uma contabilidade, entender quais são os seus diferentes tipos se torna algo indispensável.

Em uma empresa contábil, os custos podem ser divididos entre os seguintes modelos: diretos, indiretos, esporádicos e, por último, fixos. Entenda agora a diferença entre cada um deles:

• Diretos: Os custos diretos são os mais fáceis de ser identificados. Isto porque eles influenciam diretamente na prestação dos serviços de um escritório. Exemplo: água, internet, luz etc.

• Indiretos: Em contrapartida, os custos indiretos são aqueles que influenciam, de maneira indireta, os serviços. Exemplos: novos equipamentos, utilização de um novo sistema etc.

• Fixos: Os custos fixos são os valores que o escritório de contabilidade precisa arcar de maneira regular, seja semanal, mensal ou anual. Exemplo: Aluguel, luz etc.

• Esporádicos: Por fim, temos os custos esporádicos, que são aqueles que variam. Exemplos de custos assim são a manutenção de equipamentos, pagamento de horas extras etc.

Defina uma equipe de colaboradores de sucesso

Pode parecer algo controverso, mas investir na sua própria equipe de colaboradores é uma excelente maneira de reduzir custos.

Ou seja, quando você oferece cursos e workshops para capacitar o seu time, o resultado são colaboradores cada vez mais motivados.

E, colaboradores motivados e engajados com o seu escritório podem produzir mais, aumentando os resultados da sua contabilidade.

Transforme em um jogo

No item anterior, vimos a importância de manter o seu time de colaboradores engajados e motivados com o seu escritório.

Agora, chegou o momento de alavancar os seus resultados. O primeiro passo é definir metas e acompanhar todo o seu desempenho.

Além disso, defina alguns funcionários para fazer a gestão e orientar todo o time de colaboradores. Tal acompanhando é fundamental para o cumprimento de todas as metas de economia.

Por fim, é o momento de definir um prêmio para as metas alcançadas. Ao mesmo tempo que você motiva os seus colaboradores, é possível incentivar outros departamentos a seguirem o exemplo.

Onde o seu escritório deposita o seu dinheiro?

Para reduzir custos, é fundamental que o seu escritório saiba onde está depositando o seu dinheiro. Isto é, conheça todos os seus fornecedores.

O motivo é simples! Por mais que estejamos falando de custos fixos, eles são mutáveis. O que possibilita a avaliação de todos os fornecedores atuais, com o intuito de procurar novos que possam gerar uma economia.

Além disso, outra estratégia assertiva é negociar descontos com os seus fornecedores, principalmente quando o seu escritório compra um alto volume.

Cuidado com os exageros!

Você conhece aquela velha história contada, principalmente pelos pais, sobre: “você não é sócio da companhia de luz?”.

Este mesmo conselho vale também para os escritórios de contabilidade. Ou seja, é indispensável reavaliar os valores referentes à conta de energia elétrica.

Desse modo, é possível analisar se o seu escritório está exagerando na conta de energia elétrica, buscando assim economizar.

Qual a quantidade de impressões do seu escritório?

Uma contabilidade precisa lidar em sua rotina, constantemente, com um grande número de documentos.

Dessa maneira, existe a possibilidade de um escritório estar gastando muito com impressões de folhas.

Para reduzir custos assim, é possível digitalizá-los e salvar cada um deles na nuvem.

Controles de uso

Aproveitando que falamos no item anterior sobre o uso das impressoras, é fundamental controlar o seu uso. A partir de uma política de controle, é possível, inclusive, identificar quais colaboradores estão exagerando nas impressões.

A medida vale também para a realização de ligações, uma vez que é possível evitar o uso indevido do telefone.

Sustentabilidade

Você sabia que, no Brasil, cerca de 100 mil toneladas de copos descartáveis são descartados por ano?

O dado revela algo assustador, mas que pode ser evitado por meio da sustentabilidade. Desse modo, invista no uso de canecas e squeezes para os colaboradores da sua contabilidade.

Além disso, uma ideia inovadora para reduzir custos no seu escritório é promover o uso de canecas personalizadas. Ou seja, cada colaborador utilizando a sua.

Cobre os seus colaboradores

Não adianta nada implementar todas as ações acima, se todo o seu time de colaboradores não estiverem dispostos a colaborar.

Sendo assim, fique no pé dos seus colaboradores, espalhando mensagens e lembretes para que eles não se esqueçam de seguir as regras de economia.

Invista em banco de horas

Outra ação que pode ser implementada no seu escritório é utilizar banco de horas ao invés de pagar horas extras.

Dessa maneira, quando os colaboradores precisarem ficar umas horas a mais no trabalho, elas podem ser recompensadas com uma folga. O que pode, inclusive, aumentar a satisfação dos seus colaboradores com o seu negócio.

Utilize a tecnologia

Utilizar soluções tecnológicas é de extrema importância para administrar os processos da sua contabilidade de maneira automatizada e organizada.

Sendo assim, o uso da tecnologia em favor de um escritório pode influenciar em tomadas de decisão mais assertivas, resultando assim em uma redução de custos.

Viu como é possível reduzir custos em um escritório de contabilidade? Se você conhece mais alguma dica, compartilhe conosco no campo de comentários!