Como fazer a gestão de compras da empresa

A gestão de compras desempenha um papel fundamental no funcionamento eficiente de qualquer empresa. Não apenas a forma como uma organização adquire seus recursos e materiais impacta diretamente sua capacidade de atender às demandas dos clientes, controlar os custos e garantir a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos, mas também influencia sua competitividade e posição no mercado. 

No entanto, ela é um desafio complexo que requer uma abordagem estratégica e cuidadosa. Neste guia completo, iremos explorar em detalhes as etapas essenciais para uma gestão de compras eficaz e fornecer orientações sobre como implementá-las em sua empresa. 

Compreender e dominar essas etapas irá capacitar você e sua equipe a tomar decisões informadas, otimizar os processos de aquisição e alcançar melhores resultados no âmbito das compras.

Ao longo deste guia, abordaremos a importância da análise e planejamento de compras, destacando a necessidade de identificar as necessidades da empresa, avaliar o mercado e estabelecer metas e orçamentos realistas.

Tenha uma boa leitura!

O que é a gestão de compras?

A gestão de compras desempenha um papel estratégico nas organizações, pois está diretamente ligada à capacidade da empresa em atender às demandas dos clientes de maneira eficiente, garantindo a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos. 

Uma gestão de compras eficaz contribui para o controle de custos, otimização dos processos, redução de desperdícios e melhoria do relacionamento com os fornecedores.

As atividades envolvidas na gestão de compras incluem:



• Análise e planejamento das necessidades da empresa;
• Gestão de fornecedores;
• Negociação de contratos e condições comerciais;
• Realização de pedidos de compra;
• Acompanhamento do fluxo de aprovação;
• Controle de prazos de entrega e pagamentos;
• Recebimento e conferência das mercadorias;
• Controle de estoque e avaliação do desempenho dos fornecedores.

Uma gestão de compras eficiente requer o uso de ferramentas adequadas, como sistemas de controle de estoque, análise de dados de mercado, estabelecimento de métricas de desempenho e feedback constante com os fornecedores. 

Também é importante estar atento a aspectos como qualidade, custo-benefício, sustentabilidade e conformidade com normas e regulamentações.

Qual a diferença entre gestão de compras e suprimentos?

Embora os termos "compras" e "suprimentos" sejam frequentemente usados de forma intercambiável, eles se referem a diferentes aspectos da gestão de abastecimento de uma empresa. 

A diferença entre eles pode variar dependendo do contexto e da organização, mas geralmente envolve as seguintes distinções:

Compras

O termo "compras" está mais relacionado às atividades específicas de aquisição de bens e serviços. Refere-se ao processo de identificar, selecionar e adquirir os produtos ou serviços necessários para o funcionamento da empresa. 

Isso inclui a negociação de preços, termos e condições com fornecedores, emissão de pedidos de compra, acompanhamento das entregas e pagamentos. A função de compras tem um foco mais operacional, concentrando-se na execução eficiente das transações comerciais.

Suprimentos

Já "suprimentos" abrange uma perspectiva mais ampla e estratégica. Refere-se à gestão do fluxo contínuo de recursos, materiais e serviços necessários para a operação da empresa. 

O objetivo dos suprimentos é garantir que a organização tenha acesso oportuno, adequado e sustentável aos recursos necessários. Isso inclui atividades como análise e planejamento de demanda, seleção e qualificação de fornecedores, gestão de contratos, controle de estoque, logística e gestão de relacionamentos com fornecedores. 

A função de suprimentos envolve uma visão mais holística e estratégica do abastecimento, alinhada aos objetivos e necessidades da empresa.

Em resumo, enquanto as compras se concentram na execução das transações comerciais para adquirir produtos e serviços específicos, os suprimentos envolvem uma abordagem mais ampla e estratégica para gerenciar o fluxo de recursos necessários para a operação da empresa. Ambas as funções são essenciais e interdependentes na gestão eficaz do abastecimento de uma organização.

Qual a importância da gestão de compras?

A gestão de compras desempenha um papel crucial no sucesso e eficiência de uma empresa.Se feita de forma eficaz, permite que a empresa obtenha as melhores condições comerciais, como preços competitivos e prazos de entrega adequados, resultando em economia de custos significativa. 

Além disso, um bom gerenciamento de compras permite o controle de qualidade, garantindo que os produtos adquiridos atendam aos padrões desejados. Ela desempenha um papel estratégico, permitindo que a empresa estabeleça parcerias sólidas com fornecedores confiáveis e de qualidade. Isso resulta em relacionamentos de longo prazo, benefícios de colaboração e acesso a recursos exclusivos.

Além disso, uma gestão eficiente de compras contribui para a redução de riscos, evitando a falta de estoque, atrasos nas entregas e problemas de qualidade. Outros dos principais riscos que uma empresa corre ao não fazer a gestão de compras, inclui:

• Falta de visibilidade das despesas;
• Perdas de prazos;
• Torna a negociação com os fornecedores mais difícil;
• Problemas na logística;
• Atrasos nas entregas. 

Como fazer a gestão de compras de forma eficiente?

Para que uma empresa faça a gestão de compras de forma eficiente, é preciso que ela realize alguns passos que serão fundamentais nesse processo. Confira: 

Análise e planejamento de Compras

Antes de iniciar qualquer processo de compras, é crucial realizar uma análise detalhada das necessidades da empresa. Isso envolve identificar quais recursos são necessários, avaliar as quantidades necessárias e definir os critérios de qualidade. 

Além disso, é importante analisar o mercado e os fornecedores disponíveis, comparando preços, prazos de entrega e condições de pagamento. Com base nessas informações, é possível estabelecer metas claras e um orçamento adequado para as compras.

Pesquisa e Seleção de Fornecedores

Uma boa gestão de compras depende da escolha de fornecedores confiáveis e competitivos. Realize pesquisas de mercado para identificar os melhores fornecedores disponíveis. 

Analise suas propostas, levando em consideração não apenas o preço, mas também a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos. Verifique a reputação dos fornecedores, buscando referências e avaliações de outros clientes. 

Ao negociar contratos de fornecedores e condições comerciais, esteja atento a prazos, garantias e possíveis cláusulas contratuais.

Processo de compra e aquisição

Com as análises e a seleção de fornecedores concluídas, é hora de iniciar o processo de compra e aquisição. Elabore pedidos de compra claros e detalhados, incluindo todas as informações relevantes, como quantidade, descrição do produto, preço acordado e prazo de entrega. 

Acompanhe o fluxo de aprovação interno para garantir que as compras sigam os procedimentos estabelecidos. Mantenha um controle rigoroso dos prazos de entrega e dos pagamentos, evitando atrasos e problemas de fluxo de caixa. Ao receber as mercadorias, faça uma conferência minuciosa para garantir que estejam conforme o pedido e em perfeitas condições.

Controle de estoque e estoques Mínimos

Fazer um bom controle de compras também está diretamente relacionada ao controle de estoque. Mantenha um registro detalhado das entradas e saídas de produtos, utilizando sistemas de gestão de estoque, se possível. 

Defina estoques mínimos para cada item, levando em consideração o consumo médio e os prazos de entrega dos fornecedores. Ao atingir o estoque mínimo, acione o processo de reposição para evitar a falta de produtos e a interrupção das atividades.

Para facilitar o processo de gerenciamento de compras a utilização de softwares que auxiliam nesse processo é fundamental, pois diminuem os erros e automatizam os procedimentos, alguns deles, incluem: 

• Enterprise Resource Planning (ERP);
• Warehouse Managemente System (WMS);
• Point of Sales (POS);
• Suply Chain Managemente (SCM);
• Sistemas de Controle de Estqoue independentes.

Avaliação e Desempenho de Fornecedores

Por fim, é essencial realizar uma avaliação periódica do desempenho dos fornecedores. Crie métricas de avaliação, levando em consideração critérios como qualidade, pontualidade na entrega, atendimento pós-venda e capacidade de negociação. 

Realize feedbacks e reuniões de avaliação com os fornecedores, compartilhando os resultados e discutindo oportunidades de melhoria. Essa prática ajudará a estabelecer parcerias sólidas e a aprimorar continuamente o processo de compras da empresa.

Ao implementar essas estratégias, as empresas podem garantir uma gestão de compras eficiente, maximizando os benefícios e minimizando os riscos. É importante lembrar que a gestão adequada das compras é um processo contínuo, exigindo monitoramento regular, comunicação eficaz e adaptação às mudanças do mercado e às necessidades da empresa.

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