10 respostas para as dúvidas mais comuns sobre contabilidade digital

A contabilidade digital segue as transformações do governo e oferece mais possibilidades para os profissionais da esfera contábil. Os profissionais da contabilidade que aplicam a contabilidade digital estão conseguindo aperfeiçoar e sofisticar o atendimento aos clientes com a organização dos processos.

Hoje em dia, ser digital é uma exigência para a permanência no mercado.

Existem muitas dúvidas sobre a aplicabilidade e eficiência do digital no meio contábil. Então, leia este artigo e entenda a razão para investir nessa espécie de empreendimento.

1. O QUE É A CONTABILIDADE DIGITAL?

A contabilidade digital tem como finalidade aperfeiçoar o serviço do contador e aprimorar a solução de obrigações legais e o atendimento aos clientes utilizando ferramentas online para tornar a atividade mais produtiva e eficiente.

A contabilidade digital surgiu em 2015 como uma nova classe de serviços contábeis. Primeiramente, ela foi criada em contradição ao serviço de contabilidade online.

O avanço da tecnologia descaracterizou muitas atividades profissionais, mas a contabilidade é uma das áreas cuja substituição de homens por máquinas ainda se mostra impossível. O profissional contábil que assume a posição de consultor se torna uma figura insubstituível.

2. QUAL É A DIFERENÇA ENTRE CONTABILIDADE DIGITAL E ONLINE?

A expressão online significa aqueles serviços relacionados à rede ou à internet. Quanto à expressão “digital” está ligada às demandas que podem ser realizadas através do uso de ferramentas tecnológicas.

A contabilidade digital está atrelada à eficiência dos processos e qualidade do atendimento, enquanto a contabilidade online está associada às obrigações legais.

A contabilidade digital é a junção da tecnologia com o serviço eficaz do profissional. É um tipo novo no mercado brasileiro e obteve força devido às alterações dos órgãos governamentais. Os maiores exemplos são: a implantação do eSocial, nota fiscal 4.0, SPED, etc.

A contabilidade online é restrita. Ela está ligada à escrituração, às demonstrações contábeis e é direcionada ao cumprimento das obrigações legais.

3. COMO SE PREPARA PARA A CONTABILIDADE DIGITAL?

Se a intenção é prestar um serviço de qualidade no escritório, os métodos que podem ser adotados são os seguintes:

Melhorar a atuação digital no escritório

Iniciar a adaptação do digital no seu escritório. Existem softwares que permitem a integração do sistema do contador com o do cliente. Isso diminui o lançamento de notas, o envio de arquivos em papel e as perdas de documentos.

Nos dias de hoje, muitos estados utilizam a nota fiscal eletrônica para dar mais celeridade à fiscalização.

Sendo assim, se você não se adaptar os colaboradores não conseguirão desempenhar todas as tarefas com agilidade e eficiência. A consequência será vista na qualidade dos trabalhos.

4. COMO TRANSFERIR ROTINAS DO OFFLINE PARA O ONLINE?

No meio offline não existe controle da produtividade dos funcionários.

Com a ferramenta online há a possibilidade de supervisionar o que os funcionários estão fazendo e o tempo de cada trabalho.

Um software contábil digital auxilia a potencializar a produtividade, contribui para a compreensão fácil das informações, permite o controle das informações cadastrais, contratuais, de pagamentos e o envio de arquivos eletrônicos com mais rapidez.

A gestão de documentos na nuvem

Os arquivos podem ser enviados para a nuvem, armazenados e, posteriormente, compartilhados com clientes e funcionários.

É um método que proporciona segurança para as informações dos clientes, pois disponibiliza backups automáticos. Há a possibilidade de viajar para reuniões e conferências, acessar os dados para trabalhar de qualquer lugar, permite a redução dos custos do escritório e o espaço físico pode ser fechado e permitir que os colaboradores trabalhem no modelo “Home Office”, sem reduzir a produtividade.

5. A CONTABILIDADE DIGITAL AMPLIA OS CANAIS DE ATENDIMENTO AO CLIENTE?

Muitos clientes, os mais antigos, preferem um contato pessoal, mas a maioria prefere o relacionamento on-line.

O WhatsApp, por exemplo, possibilita o envio de perguntas de forma escrita ou em áudio, faz a criptografia dos dados sem receio do envio de informações financeiras.

Esta é uma estratégia de ampliar o contato com o cliente, solucionar dúvidas com rapidez e deixá-lo mais satisfeito.

6. QUAIS SERVIÇOS QUE PODEM SER QUALIFICADOS POR MEIO DA INTERNET?

Uma vez que a contabilidade digital usa a internet para aprimorar a oferta de serviços contábeis, aqueles que podem ser realizados online são:

As demandas estão sendo realizadas via online, pelo computador ou celular.

Integração contábil

Os dados podem ser importados com a integração de um sistema de gestão ao do cliente.

A análise financeira

O acesso às movimentações em tempo real é possível com as ferramentas atuais.

O suporte ao cliente

A revolução tecnológica proporcionada pela contabilidade digital trouxe evolução nos meios de atendimento ao cliente. Muito mais eficaz do que fazer uma ligação ou enviar um e-mail é passar uma mensagem pelo WhatsApp, chamar no Skype ou Hangout.

A organização

Na contabilidade digital, a tecnologia trabalha a favor do melhor gerenciamento do seu tempo.

7. POR QUE SER UM CONTADOR DIGITAL?

Primeiramente, os clientes não são os mesmo de 05 anos atrás.

A forma como os clientes utilizam os serviços contábeis foi alterada pela evolução da tecnologia e as suas facilidades.

Quem não seguir por esse caminho corre o risco de ficar para trás, se tornar obsoleto e perder espaço no mercado para os concorrentes.

8. QUAIS AS VANTAGENS DA CONTABILIDADE DIGITAL?

• Produzir mais em menos tempo;
• Melhor eficiência por um custo menor;
• Melhor atendimento ao cliente;
• Mais serviços e diferenciais no mercado: produtividade, eficiência, atendimento, entre outros fatores que a contabilidade digital oferece.

9. O QUE É PRECISO PARA SER UM CONTADOR DIGITAL?

O estudo do mercado

É preciso verificar quais são os desejos e como a concorrência tem agido às necessidades do cliente.

A análise das tecnologias

Ao reconhecer as principais ferramentas que podem aproximar você da contabilidade digital, cabe identificar quais delas se aplicam à sua realidade.

A Adaptação

Saem de cena os digitadores de lançamentos contábeis e entram os consultores digitais. Isso não significa dar novas funções aos colaboradores, mas adaptar suas rotinas à tecnologia disponível. 

Apresente valor ao cliente

Com certeza, o cliente estará aberto às atualizações, mas não na totalidade. Ele poderá encontrar alguma resistência em um determinado processo, uma nova maneira de atendimento ou de envio de um serviço.

A estratégia é argumentar sobre a importância da contabilidade digital. Do mesmo jeito que foi percebido o valor na proposta, o cliente também perceberá, pois, para ele, os lucros também são bastante consideráveis.

Conte a novidade ao mercado

Para se conectar com futuros clientes crie um site próprio, um blog, redes sociais e e-mail marketing.

Procure dominar as ferramentas que facilitam o trabalho de encontrar e conversar com o cliente.

10. QUAIS SÃO OS ERROS QUE O CONTADOR DIGITAL PRECISA EVITAR?

Como um contador digital, é necessário evitar os seguintes erros

A ferramenta usada pelo profissional precisa se mantida em movimento. Ela não pode ficar parada. Jamais utilize um aplicativo pelo fato de que todos usam, mas abandoná-lo em seguida.

Não deixe de medir os resultados

Não é recomendado usar uma ferramenta sem conhecê-la. Às vezes, uma pessoa faz uma sugestão, mas será que ela atende às expectativas do profissional?

Deslumbramento pelos ganhos

As ferramentas digitais proporcionam bons frutos, mas a eficácia delas diversifica da forma que são utilizadas.

Não decida sozinho

O profissional deverá assumir uma postura de líder na decisão da escolha ou corte da tecnologia, mas é de fundamental importância que ouça o que os colaboradores tem a dizer a respeito. Pelos relatos, alguns ajustes podem ser realizados e elevar a eficácia da estratégia.

Observação:

O profissional que se adequa à contabilidade digital aperfeiçoa os processos e acrescenta eficiência, valor ao trabalho e agrada os clientes e aumenta as chances de atrair novos serviços.

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