Como escolher um sistema de contabilidade para a sua empresa

Manter a gestão financeira em dia é um desafio constante para os empresários, principalmente em tempos de mercado altamente competitivo. 

Por isso, contar com um sistema de contabilidade eficiente e preciso é essencial para garantir que as finanças da empresa estejam em ordem e que as decisões estratégicas sejam tomadas com base em dados precisos e confiáveis.

Um bom sistema consegue fornecer ao empresário uma visão completa da saúde financeira da empresa, permitindo que ele realize análises precisas e tome decisões orientadas por dados.

Com um controle total sobre as finanças da empresa, o empresário pode identificar pontos fortes e fracos, otimizar processos e maximizar os resultados.

Pensando em te ajudar a escolher o melhor sistema contábil para sua empresa, preparamos esse artigo para você. Por isso, continue aqui e acompanhe a discussão.

O que é sistema de contabilidade?

Sistema de contabilidade é um software que visa, principalmente, registrar, controlar e gerenciar as informações financeiras de uma empresa. Esse sistema permite o registro de todas as movimentações financeiras, desde o recebimento de pagamentos até a liquidação de despesas e o controle do fluxo de caixa.

Com sistemas contábeis de qualidade, é possível gerar relatórios financeiros precisos, que fornecem informações relevantes sobre a saúde econômica da empresa, permitindo que o gestor tome decisões estratégicas com base em dados precisos e confiáveis.

Além disso, também permitem que a empresa cumpra suas obrigações fiscais, emitindo notas fiscais eletrônicas, calculando e recolhendo impostos e entregando declarações fiscais.

Eles são desenvolvidos por empresas especializadas em software de gestão empresarial e podem ser personalizados conforme as necessidades específicas de cada negócio. 

Há sistemas que podem ser instalados localmente (on-premise) ou acessados via nuvem (cloud-based), dependendo da infraestrutura de tecnologia da informação disponível na empresa.

Quais são os tipos de sistemas contábeis?

Existem diversos tipos de sistemas de contabilidade disponíveis no mercado, cada um com suas próprias características e benefícios. Conheça os principais:

• Sistema On-premise: É um sistema instalado diretamente na infraestrutura de TI da empresa.
• Sistema em nuvem: É um sistema que armazena os dados em servidores externos, permitindo que a empresa acesse as informações de qualquer lugar. 
• Sistema híbrido: Combina características dos sistemas on-premise e em nuvem, permitindo que a empresa tenha maior controle sobre os dados, mas também acesso remoto às informações.



Quais os benefícios que um sistema de contabilidade traz para o negócio?

A adoção de um sistema contábil eficiente  para a sua empresa pode trazer diversos benefícios, oferecendo uma gestão mais assertiva, mais tranquilidade para a gestão do empresário. 

Veja a seguir os seus principais benefícios:

Maior controle financeiro

Com esses sistemas, é possível ter acesso a informações financeiras precisas e atualizadas em tempo real, o que permite ao empresário acompanhar de perto a situação financeira da empresa.

Também possibilitam que o empresário realize análises precisas sobre o desempenho financeiro da empresa, identificando possíveis oportunidades de redução de custos e maximização de lucros. 

Otimização de processos 

Escolher um sistema de contabilidade para a sua empresa bem ajustado pode otimizar diversos processos financeiros, como:

• Automatização de lançamentos contábeis e financeiros;
• Integração com sistemas bancários, permitindo a importação automática de transações financeiras;
• Registro automatizado de notas fiscais eletrônicas e outros documentos fiscais;
• Cálculo automático de impostos e taxas, reduzindo erros e evitando multas fiscais;
• Controle de estoque integrado com o financeiro, permitindo um gerenciamento mais eficiente das finanças da empresa;
• Agilidade no fechamento contábil e financeiro, com a geração automática de relatórios e demonstrativos financeiros;
• Armazenamento seguro e organizado de documentos fiscais e financeiros, facilitando a auditoria interna e externa da empresa.

Com a automatização de processos financeiros, é possível prevenir o retrabalho, reduzir o tempo gasto com tarefas administrativas e aumentar a produtividade da equipe financeira.

Isso permite que a empresa foque em atividades estratégicas, como a expansão do negócio e a conquista de novos clientes.

Redução de erros

Com um sistema de contabilidade eficiente, é possível reduzir significativamente falhas humanas que podem ocorrer durante o processo de registro e controle de informações financeiras. 

Esses erros podem ter consequências negativas para a empresa, como multas fiscais, despesas desnecessárias e até mesmo perda de credibilidade junto aos clientes e fornecedores.

Ao automatizar a contabilidade, os registros financeiros são precisos e confiáveis, evitando erros que possam afetar a saúde financeira da empresa.

Sistema de contabilidade

Com um sistema de contabilidade eficiente, a empresa pode economizar tempo e recursos financeiros que seriam gastos com tarefas administrativas manuais. 

Deste modo, é possível reduzir o tempo gasto com tarefas rotineiras e repetitivas, permitindo que a equipe financeira se concentre em atividades estratégicas e de maior valor agregado.

Isso significa que a equipe financeira pode ser mais produtiva e focar em tarefas que agregam valor ao negócio, como análises financeiras e tomada de decisões.

Como escolher o sistema de contabilidade ideal para a sua empresa?

A escolha do software de contabilidade ideal para a sua empresa envolve a avaliação de diversos fatores, como as necessidades da empresa, a infraestrutura de TI disponível, o orçamento e as características dos sistemas disponíveis no mercado.

Para ajudar na escolha, siga as seguintes dicas:

Analise as necessidades da empresa

Antes de escolher um sistema de contabilidade para a sua empresa, é importante avaliar as necessidades do mercado em que se está inserido e definir quais funcionalidades são essenciais para a gestão financeira eficiente do negócio.

Considere fatores como volume de transações financeiras, tipo de atividade, número de funcionários, dentre outros.

Avalie a infraestrutura de TI disponível

A escolha do software também deve levar em consideração a infraestrutura de TI disponível na empresa.

Analise se o sistema é compatível com os demais sistemas utilizados pela empresa e se a infraestrutura de TI é adequada para suportar o sistema escolhido.

Defina um orçamento

O sistema de contabilidade escolhido deve estar dentro do orçamento da empresa. Considere o custo do software, a manutenção e o suporte técnico.

Pesquise sobre os fornecedores

Antes de escolher um fornecedor, pesquise sobre a reputação da empresa no mercado e verifique se ela oferece suporte técnico de qualidade e atendimento personalizado.

Teste o sistema

É importante testar o software antes de adquiri-lo, para avaliar a sua usabilidade e funcionalidades. Alguns fornecedores oferecem um período de testes gratuito para os usuários.

Esperamos que a partir desse artigo você tenha as ferramentas necessárias para escolher um sistema de contabilidade para sua empresa.

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