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Como ter um controle de atividades eficiente em seu escritório contábil?
AUTOR: ALMIR ESTRELA
Acompanhar a entrega de tarefas, monitorar prazos, avaliar o desempenho de suas equipes, prezar pelo relacionamento do cliente. Estas são algumas tarefas presente na rotina de um empreendedor.
Deste modo, é de fundamental importância que ter um controle de atividades eficiente em seu escritório contábil.
Confira a seguir, como controlar as tarefas de sua empresa de forma eficaz e quais os seus benéficos.
Como ter um controle de atividades mais eficientes em seu escritório contábil?
1. Descubra quanto tempo é preciso para cada coisa
Sabe aquelas tarefas mais comuns, presentes na rotina de um escritório contábil? O desenvolvimento de balancetes, admissão de funcionários, rescisão, elaboração da folha de pagamento, aberturas de empresas etc?
Essas e outras atividades podem ser monitorada, de modo que um gestor consiga calcular quanto tempo, um colaborador precisa para desenvolvê-la. Deste modo, é possível identificar uma média de tempo necessário para o cumprimento de cada tarefa.
Tendo o conhecimento destes dados, é possível compreender quanto tempo seu escritório contábil gasta para entregar determinadas tarefas, ou seja, a sua capacidade de produção.
Além do que, também se tornar possível determinar o tempo desejado para que cada processo possa ser desenvolvido de forma antecipada, contribuindo assim no aumento do controle de atividades eficiente em seu escritório contábil.
2. Distribua as tarefas
Um escritório contábil, que trabalha com diversos nichos, geralmente possui divisões claras de seus departamentos, como, contábil, trabalhista, legal, tributária e etc.
Deste modo, além desta divisão, também é importante distribuir as responsabilidade e tarefas entre os seus colaboradores.
Sendo assim, essa divisão pode ser feita por:
- Tipo de tarefa: cada colaborador pode ficar responsável por um tipo de atividade de acordo com as responsabilidades.
- Modelo de clientes: este modo de divisão, permite que cada colaborador se responsabilize pelo processo e entregas de cada cliente.
Certamente, a vantagem de realizar estes dois tipos de separação é que o empreendedor consegue obter maior controle das atividades realizadas em sua empresa.
Além disso, realizar a estratégia de follow-up na contabilidade, pode ajudar a compreender como os serviços estão sendo vendidos, gerando assim valor em seus serviços prestados.
3. Crie um manual de conduta
Existem diversas formas diferentes de fazer uma mesmo trabalho e cada profissional, possui um jeito único de realizar. Entretanto, para que todas as atividades sejam entregues com o mesmo padrão de qualidade, é essencial que os membros de uma equipe possam utilizar os mesmos recursos.
Sendo assim para que consiga realizar um controle de atividades eficiente em seu escritório contábil é de fundamental importância criar uma manual de conduta, que oriente a realização de cada atividade.
Por meio do uso deste documento, é possível criar um checklist, que disponha o passo-a-passo ou principais elementos que não devem faltar na entrega de cada serviço.
Mas atente-se, o manual de conduta não é uma bíblia que precisa ser obedecido de forma absoluta e imutável. Ele é uma ferramenta que colabora para o aumento da eficácia de uma gestão.
4. Incentive a organização individual
Até o presente momento, já falamos da importância de saber quanto tempo é gasto para o desenvolvimento de cada tarefa. Falamos de distribuir de forma correta as demandas entre cada colaborador e também da importância de um manual de conduta.
Todos estes elementos, nos levam ao aumento de produtividade. Por sua vez, este é um dos principais resultados de ter controle de atividades eficiente em seu escritório contábil.
Contudo, existem outras ações que também colaboram para um controle mais eficaz. Entre elas, incentivar a organização individual de seus colaboradores é uma ótima dica.
Sendo assim, é possível fazer um planejamento diário de tudo que precisa ser feito, evitando assim que esqueceu algo importante.
Além disso, dispor tarefas ao longo de seu dia, para serem realizadas de acordo com o seu nível de importância ou complexidade.
Outra maneira interessante de proporcionar um ambiente de trabalho seguro e agradável para seus colaboradores é aplicar as técnicas de endomarketing na contabilidade.
O uso desta técnica, implica na criação de ações que tem como foco principal motivar os colaboradores de uma equipe.
6. Use uma ferramenta de gestão contábil
Todas as nossas dicas anteriores, podem ser colocadas em práticas de maneira otimizada. Desta forma, por meio da adoção de um sistema de gestão contábil.
Possui dúvidas quanto aos benefícios de seu uso? Confira a seguir, como uma ferramenta de gestão contábil pode contribuir para o controle de atividades eficiente em seu escritório contábil.
- Medir o tempo gasto em cada tarefa;
- Distribuir as tarefas de forma produtiva e inteligente;
- Ter um modelo padrão de desenvolvimento de tarefas;
- Organização individual;
- Ganho de tempo para o empreendedor se dedicar a inovação.
Ao adotar medidas que colaboram para tornar o controle de atividades eficiente em seu escritório contábil, o empreendedor ganha mais produtividade, consegue se comunicar melhor com seus colaboradores e para de perder tempo com retrabalho e questões burocráticas.
Além disso, com adoção da tecnologia em sua rotina, é possível perceber otimização das entregas de atividades e melhora cada processo interno. Como resultado, ele apresenta uma melhora significativa na gestão de sua contabilidade.
Por fim, estas foram algumas dicas de como empresários do setor contábil podem melhorar o controle de atividade de sua empresa, obtendo assim melhores resultados.
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Autor:
Almir Estrela
CEO do Contador Agora
Especialista em alavancar negócios contábeis através de criação de canais de vendas e processos de marketing digital. Já ajudou mais de 700 empresas contábeis no Brasil e Estados Unidos a estruturarem processos de crescimento.
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