Como diminuir os problemas de comunicação em escritórios contábeis?

A ocorrência de problemas de comunicação em escritórios contábeis, podem acabar prejudicando a qualidade de seus serviços. 

Seja por um documento, guardado em local inadequado, que pode acabar fazendo com que um colaborador perca tempo para encontrá-lo. Ou por um cálculo, feito de forma errada, gerando imprevisibilidade financeira. 

Estes e outros descuidos, quando ocorridos em sequência, podem promover inúmeros prejuízos a uma empresa como, o pagamento de multas e sanções. 

Hoje os clientes estão atrás de empresas que possam ofertar soluções para seus principais problemas. Sendo assim, é essencial que problemas de comunicação em escritórios contábeis, sejam minimizados. A fim de que eles não comprometam o reconhecimento da empresa no mercado. 

Leia nosso artigo para descobrir como, implementar medidas eficientes que ajudam os seus colaboradores a superar todos os obstáculos. Vamos lá?

Quais são os principais problemas de comunicação em escritórios contábeis? O primeiro passo a ser tomado na tentativa de solucionar todos os problemas de comunicação em escritórios contábeis, é identificá-los. 

Diante disso, listamos a seguir, quais são os cinco fatores que mais prejudicam a rotina de um escritório contábil. 

Possuir informações descentralizadas

Atualmente, a gestão de dados tem sido considerada como um dos principais pilares, das instituições. Isso porquê, se configura como um erro grave, na rotina de uma empresa. 

A fim de minimizar os problemas de comunicação em escritórios contábeis, se torna interessante contar com ferramentas que auxiliem na administração. Além disso, elas permitem padronizar processos internos, evitando o surgimento de erros com trabalhos manuais. 

Falta de organização 

Hoje, o armazenamento em nuvem, tem sido adotado por muitas organizações. No entanto, muitos escritórios de contabilidade tradicionais, tem investidos em realizar sua gestão por meio das famosas planilhas. 

Porém, ao fazer isso um empreendedor está dificultando a execução de algumas atividades operacionais, bem como o seu controle de qualidade dos serviços. 

Portanto, é essencial que os contadores, busquem avaliar as condições que cada colaborador de seu escritório entrega suas atividades. Ao fazer isso, estará evitando que equívocos sejam cometidos e também estará colaborando para que sejam minimizados os problemas de comunicação em escritórios contábeis. 

Uso excessivo de papel 

O famoso bolo de documentos, faz parte da rotina de muitos profissionais contábeis. Porém é preciso bastante atenção e cuidado. Uma vez que, o papel tem sido um dos principais problemas de comunicação em escritórios contábeis. 

Isso por que, o seu uso em excesso permite que as informações sejam descentralizadas. Além disso, ao procurar por um documento, um profissional pode perder muito tempo caso, seu armazenamento tenha sido feito de forma incorreta. 

Falta de registro de conclusões de tarefas

Quando uma empresa não possui o controle das atividades entregues, as chances de haver retrabalhos são grandes. 

Dessa maneira, a ausência de documentos que registrem as datas de conclusões de cada tarefa, se configura como um dos problemas de comunicação em escritórios contábeis. 

Diante disso, se torna fundamental que o escritório implemente ferramentas que permitam ter um controle de atividades eficiente. Além disso, as adoções destas ferramentas permitem o aumento do nível de produtividade de toda equipe. 

Acordos feitos por telefone sem registro formal 

Por último, como um dos principais problemas de comunicação em escritórios contábeis, podemos citar a falta de alinhamento no gerenciamento de serviços. 

Isso se torna mais evidente, quando usamos o seguinte exemplo: determinado colaborador, prometeu que iria fazer uma série de reuniões, via telefone. No entanto, o mesmo não registrou, quais acordos foram firmados. 

Diante disso, a ocorrência dessa situação pode acabar gerando uma série de situações constrangedoras. Neste sentido, a fim de evitar que casos assim ocorram em seu escritório. O empreendedor por adotar procedimentos e sistemas que centralizam todas as informações passadas durante um atendimento. 

Como reduzir problemas de comunicação em escritórios contábeis?

Mas, afinal, como um escritório contábil pode se torna mais produtivo e trabalhar uma comunicação clara e objetiva? Confira nossas dicas a seguir: 

• Use uma plataforma de gestão; 
• Aperfeiçoe a comunicação interna; 
• Invista em capacitação. 

Por fim, podemos afirmar de adoção da tecnologia tem se tornado cada dia mais necessária, dentro e fora do mundo corporativo. 

Assim, ela também contribui para que todo o escritório contábil possa oferta serviços contábeis de qualidade, tendo a automação de duas atividades como um aliado. 

Além disso, permite uma maior conexão entre clientes e colaboradores, contribuindo no aperfeiçoamento de suas experiências. 

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