Você sabe como a LGPD afeta os escritórios contábeis? Descubra agora!

Você, contador, compreende como a LGPD afeta os escritórios contábeis? Aliás, você sabe do que se trata a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais?

Ao entrar em vigor, em agosto de 2020, a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais) que garante a privacidade de um cidadão, vai acabar afetando diferentes setores do empreendedorismo. Inclusive, o contábil.

Contudo, ainda é possível encontrar diversos contadores com dificuldades para compreender a aplicabilidade e impactos da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais. O que demanda uma maior busca por conhecimento sobre o assunto.

De maneira geral, a LGPD faz com que uma contabilidade seja obrigada a buscar novas formas de coletar os dados dos seus clientes. Além disso, deve-se tomar cuidado na hora de fazer o armazenamento e utilização dos mesmos.

Sendo assim, se você, contador, possui dificuldades para compreender do que se trata a segurança da informação, saiba que chegou no lugar certo!

Acompanhe o nosso artigo e se encontre preparado para descobrir como a LGPD afeta os escritórios contábeis. Vamos lá?

O que é a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais?

Antes de compreender como a LGPD afeta os escritórios contábeis, é indispensável entender do que se trata a lei.

Sendo assim, a Lei nº 13.709/2018, que foi publicada no dia 14 de agosto de 2018, busca regular todas as atividades de tratamento referentes ao uso de dados pessoais tanto no ambiente físico ou digital.

Ou seja, o seu intuito é estabelecer normas regulamentadoras a fim de proteger a privacidade dos dados de pessoas físicas e jurídicas.

Quando analisamos a LGPD na prática, entendemos que o objetivo é que a coletagem de dados só pode acontecer mediante situações específicas, principalmente com o consentimento da pessoa. São exemplos de dados:

• Nome completo;
• CPF;
• RG;
• Gênero;
• Idade;
• Gênero civil;
• Dentre outros.

Antes de continuar compreendendo os efeitos da LGPD nos escritórios contábeis, leia o nosso artigo sobre Como fazer pesquisa de palavra-chave para blog contábil.

O que são dados pessoais?

De acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, um dado pessoal se apresenta como qualquer informação que esteja relacionada à uma pessoa.

Além dos dados que já foram citados, com o avanço da tecnologia, outras informações também se caracterizam como dados pessoais. Estamos falando de e-mail, dados de localização, endereços de IP, entre outros.

Deste modo, a LGPD chega com o intuito de atualizar os padrões já estabelecidos que se referem à proteção de dados. O que garante, após a sua aplicação, que todos os cidadãos brasileiros permaneçam resguardados quanto ao fornecimento dos seus dados pessoais.

É importante compreender que a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais se aplica em todas as empresas que, em suas operações, acabam armazenando e processando dados de maneira digital ou física.

Contudo, como a LGPD afeta os escritórios contábeis? Afinal de contas, armazenar dados é algo comum no seu dia a dia.

Acompanhe a seguir e descubra como a LGPD vai afetar na rotina de um escritório contábil e, principalmente, como se adaptar à nova legislação.

O que muda com a LGPD nos escritórios de contabilidade?

A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, passa a exigir que escritórios contábeis façam a implementação de sistemas internos e adotem ferramentas que visem garantir o cumprimento de sua legislação. 

Dessa forma, se torna preciso reunir evidências que comprovem, que o sistemas está funcionando.

Em resumo, um escritório contábil precisará seguir a política de proteção de dados, tendo que promover um treinamento interno. Além disso, se faz necessário garantir a compreensão de todos os procedimentos. 

Portanto, é importante, que todos os funcionários de um escritório contábil, conheçam todos os princípios da LGPD. E como eles podem impactar no desenvolvimento das atividades empresariais. 

Sendo assim, com a adoção desta nova lei, um contador antes de processar qualquer dado, em sua contabilidade, precisará atender todos os princípios da LGPD. 

Ou seja, é preciso comprovar o consentimento de qualquer cliente. Para que assim possa realizar processo como o de retenção, registro e armazenamento de dados pessoais. Além de também ser obrigatório assegura que as informações concedidas estão sendo mantidas em segurança, conforme prescrito. 

Neste sentido, ter a certificação na ISO 27001, irá auxiliar o contador no momento de padronizar os seus processos contábeis e garantir segurança total de cada informação. 

Certificação na ISO 27001: o que é?

Isso porque, este modelo de certificação, possui um padrão internacional de proteção de dados, presente no mercado brasileiro, desde 2019. Estando adequada a norma de GDPR (General Data Protection Regulation) e também a LGPD brasileira. 

Deste modo, para obter a certificação, os escritórios contábeis precisam se adequar às normas da ISO 27001:2013 e ainda possuir a extensão para a ISO 27001:2019, referente ao uso de sistemas de gestão de segurança privada. 

Mas atenção, é importante lembrar que a certificação ISO 27001, não garante a um escritório contábil a compliance com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais. Contudo, ela inclui outras exigências, como:

• Identificação e atribuição de responsabilidades;
• Classificação de dados e informações; 
• Controle de acesso;
• Controle de cumprimento de requisitos sobre a segurança de dados;
• Gestão de informações e incidentes. 

Logo, essa certificação pode ser utilizada como base para a implementação e adequação da LGPD nos escritórios contábeis. 

Como adaptar à LGPD ao escritório contábil ?

O primeiro passo que o contador deve tomar, é sobre a documentação pessoal de seus clientes. Isso porque, é preciso identificar a sua origem, bem como estão sendo armazenados. 

Caso, utilize um sistema de gestão, que seja responsável pelo processamento de dados. Será preciso ter o controle, de que tem acesso, assim como com quem estão sendo compartilhados tais informações. 

Logo em seguida, também será preciso confirmar a legalidade de seus dados retidos. 

Sendo assim, busque fazer uma ampla pesquisa sobre cada tipo software, disponível no mercado. A fim de encontrar o mais compatível com a cultura de sua empresa. Vale pesquisar, como os dados são processados, como funciona o seu armazenamento em nuvem, capacidade, dentre outros aspectos. 

Além disso, outro aspecto importante é conseguir desenvolver uma política interna de proteção de dados, por exemplo, definir quais serão os profissionais por manter o registro de seus clientes, conforme a LGPD. 

Etapas como obter o consentimento de seus potenciais clientes, envio de avisos de privacidade, cartilha como os artigos de violação de segurança, deverão ser de extrema importância para o profissional. 

Logo, é fundamental que os escritório contábil se preparem para superar os desafios da LGPD. Mas também que estejam atentos as suas oportunidades. 

Por fim em caso de dúvidas, o contador deve procurar apoio jurídico. E contar com orientação de especialistas para a implementação de procedimentos de segurança da informação. 

Deste modo, se torna possível adotar uma boa política de proteção de dados, para seu escritório contábil e ainda atender a norma de forma assertiva e se manter competitivo no mercado. 

Você contador já sabia qual o impacto da LGPD, nos escritórios contábeis? Quer acompanhar mais novidades de seu setor e ainda aprimorar a qualidade de seus serviços? 

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