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As soluções tecnológicas e tendências de mercado chegaram para tornar a vida dos escritórios de contabilidade mais prática. Acostumados a lidar com uma grande quantidade de papéis e documentos, agora eles podem dispor de ferramentas como o armazenamento em nuvem.

É de extrema importância que toda contabilidade disponha de uma estrutura bem organizada para garantir a segurança dos seus documentos. Afinal de contas, estamos falando de papéis que, muitas vezes, estão relacionados aos seus clientes.

Desse modo, deve-se implementar soluções que proporcionem o correto armazenamento de cada um destes documentos. O intuito é mantê-los em um ambiente acessível, como o armazenamento em nuvem.

Uma das ferramentas mais utilizadas atualmente, o armazenamento em nuvem proporciona aos contadores acessar, de qualquer lugar, um documento. Todas as informações ficam armazenadas em um ambiente seguro e de fácil acesso.

Portanto, se a sua contabilidade ainda não dispõe de serviços como o armazenamento feito em nuvem, chegou o seu momento de entender a importância desta ferramenta. Leia a seguir o nosso artigo sobre o assunto e descubra tudo o que você precisa saber. Vamos lá?

 

O que é o armazenamento em nuvem?

Não é de hoje que as ferramentas tecnológicas tem demonstrado um grande potencial em um empreendimento. Atualmente, elas já podem ser vistas como uma necessidade para se manter no mercado.

Dessa forma, surge o armazenamento em nuvem como uma alternativa para facilitar a vida de todo e qualquer empreendimento, como uma contabilidade.

Sendo assim, o armazenamento de documentos e informações feito na nuvem se apresenta como um serviço disponível para todos os usuários ativos na internet.

Somente com um computador, tablet ou celular com conexão à internet em mãos, é possível acessar todos os dados armazenados. No entanto, ainda é possível que muitas pessoas ainda encontrem dificuldades para entender o seu significado.

Desse modo, quando falamos que os dados estão armazenados em nuvem, significa que eles não estão dentro de um computador. Com isso, eles também não ocupam memória.

A nuvem é uma plataforma com disponibilidade para ser acessada por inúmeras pessoas, de maneira simultânea, desde que tenham acesso à internet.

 

Por que utilizar a nuvem?

Mais adiante neste artigo, vamos apresentar os principais benefícios de se utilizar o armazenamento em nuvem.

Agora, vamos apresentar de maneira prévia, apenas alguns dos motivos que justificam a utilização do armazenamento na nuvem. Acompanhe a seguir:

  • Todos os dados e informações são armazenados em um ambiente seguro, uma vez que o servidor é protegido;
  • O contador pode ter acesso aos seus documentos de onde ele estiver, sendo que é possível acessá-los de maneira simultânea com outros profissionais;
  • A facilidade de acesso melhora a gestão de um escritório contábil. Afinal de contas, não é necessário mais ficar procurando documentos por muito tempo.

De todo modo, podemos perceber que a utilização do armazenamento em nuvem pode apresentar diversas vantagens para uma contabilidade. Continue acompanhando o nosso artigo e descubra melhor sobre os seus benefícios.

 

Quais as vantagens do armazenamento em nuvem?

Por mais que estamos falando de ferramentas tecnológicas que influenciam na rotina de um escritório contábil, muitos contadores tradicionais ainda podem questionar a sua utilização.

Quando isso acontece, é bastante provável que este mesmo escritório possa sair em desvantagem no mercado. Isto porque o uso de inovações pode se tornar um diferencial competitivo entre os contadores.

Sendo assim, separamos quatro das principais vantagens da utilização do armazenamento em nuvem nos escritórios de contabilidade. Confira a seguir!

 

Aumento da produtividade

Aumentar a produtividade é um dos principais desejos de todo gestor de um empreendimento, seja ele qual for. Com isso, não é diferente quando falamos de um escritório contábil.

Já pensou se a sua contabilidade consegue reduzir a quantidade de tarefas sem perder qualidade na sua rotina de trabalho? Sem sombra de dúvidas, estamos falando de um cenário bastante promissor.

Dessa forma, o uso do armazenamento em nuvem pode aumentar a produtividade em uma contabilidade. Isto porque, além de reduzir a quantidade papeis, ele possibilita uma redução no retrabalho.

Ou seja, agora o contador tem mais tempo disponível para focar em outras atividades, gerando assim vantagens para o próprio escritório e para os seus clientes.

 

Melhoria no serviço

O aumento da produtividade influencia diretamente na melhoria do serviço de um escritório de contabilidade.

Por meio do armazenamento em nuvem, é possível implementar um sistema de gestão online. Com isso, tarefas como o registro financeiro se tornam possíveis de uma maneira mais assertiva e prática.

Desse modo, é possível lançar diversos documentos de maneira digitalizadas, podendo o cliente ou o próprio contador exportá-los de qualquer lugar.

Logo, a troca de documentos entre contabilidade e cliente se torna tanto mais rápida quanto mais segura também. O que gera, consequentemente, uma economia de tempo e uma melhor gestão administrativa.

 

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Redução do espaço físico

Um dos maiores contratempos de um escritório de contabilidade que já atua no mercado há bastante tempo é o acúmulo de documentos e caixas. Com isso, se torna necessário investir em uma maior organização, limpeza e, em alguns casos, até mesmo infraestrutura.

Sendo assim, com o uso do armazenamento em nuvem, é possível reduzir a quantidade de documentos dentro de um escritório. O que acaba viabilizando um maior investimento no espaço que está sobrando.

Além disso, o uso da nuvem também pode gerar uma maior economia. Como assim? Em primeiro lugar, percebe-se uma diminuição no número de impressões.

Em segundo lugar, sem a necessidade de armazenar documentos de maneira física, é possível migrar o escritório para um ambiente coworking, resultando em um alívio nas finanças.

 

Maior segurança na nuvem

Por fim, temos uma das principais vantagens do uso da nuvem, que é uma maior segurança no armazenamento dos documentos.

Acontece que, por trás de um armazenamento em nuvem, existem diversos servidores para guardar e fazer o processamento dos documentos do seu escritório. É o que chamamos de Data Center.

Além disso, uma contabilidade também se resguarda contra possíveis problemas, como vírus ou ataques que possam comprometer a segurança das suas informações.

Portanto, quando falamos em armazenamento na nuvem, estamos nos referindo à uma ferramenta segura e que otimiza o trabalho de uma contabilidade. Não pense duas vezes antes em implementar tal solução no seu escritório.

Para continuar acompanhando mais dicas e informações para a sua contabilidade, acesse o nosso blog e confira! Não se esqueça também de seguir as nossas redes sociais!